Pré-graduate Secrétaire Administratif en alternance
- Bac
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100% en ligne 24h/24 et 7j/7 • Web & Mobile
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Durée estimée 504h • 15 mois
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Démarrage A tout moment de l'année
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Certification Titre Professionnel • Niveau 4 (Bac)
Orchestrez l’accueil. Fluidifiez l’administratif. Valorisez chaque interaction.
Aujourd’hui, les structures cherchent des profils capables d’être rapidement utiles, fiables et autonomes dans l’organisation. En alternance, vous apprendrez en conditions réelles à tenir l’accueil, gérer les urgences, coordonner les informations et soutenir l’activité au quotidien.
Vous appliquerez directement les bons réflexes : posture d’accueil, communication claire, gestion des situations complexes, organisation des agendas, priorisation et suivi des dossiers. Chaque semaine, vous consoliderez vos méthodes avec des outils utilisés en entreprise (messageries, calendriers, suites collaboratives, CRM/HubSpot) pour gagner en fluidité et en impact.
Enfin, grâce à des modules spécifiques dédiés à l’intelligence artificielle appliquée au secrétariat, vous accélérerez vos tâches terrain : rédaction d’e-mails, synthèse d’informations, extraction de données et automatisation de routines — pour produire vite, bien, et de façon responsable.
Vous serez capable de :
Programme
- Connaissance de l’environnement Word
- Mise en forme du texte
- Mise en forme d’un paragraphe
- Mise en forme d'une image
- Saisie et modification du texte
- Recherche dans un document
- Les outils de gestion des visuels
- Insertion d'objets
- Mise en forme des objets
- Quiz niveau Initial - Basique
- Navigation dans Word
- Les options d'affichage
- Mise en page d’un document
- Mise en forme des paragraphes
- Révision et édition d’un document
- Référencement d’un document
- Présentation d’un tableau
- Gestion des objets graphiques
- Quiz niveau Opérationnel
- Environnement et affichage
- Gestion du mode Backstage et des formats de fichiers
- Mise en forme, thèmes et styles
- Listes, lettrines et faux texte
- Gestion des documents longs
- La mise en page
- Références dans un document long
- Correction et traduction d’un document
- Tableaux et mise en forme
- Modification d’une image ou d’un objet graphique
- Gestion approfondie des objets graphiques
- Gestion des images
- Quiz niveau Avancé
- Généralités sur l’environnement Excel
- Gestion de la mise en page
- Calculs
- Les formules de base
- Mise en forme des cellules
- Utilisation des outils de tris et de filtres
- Les objets graphiques simples
- Exercices d'application Niveau 1& 2
- Navigation dans l'environnement et collages spéciaux
- Options d’enregistrement et d’impression
- Formules fréquentes
- Méthodes de calculs
- Amélioration de la mise en forme et révision des cellules
- Création de tableau, gestion des images et objets graphiques
- Mise en forme des graphiques
- Lecture d'un tableau croisé dynamique
- Utilisation des outils de tri et d'analyse
- Exercices d'application Niveau 3
- Gestion de l’environnement et de l’affichage
- Personnalisation de l’environnement et de l’affichage
- Gestion du mode Backstage, formats de fichier / Sécurité
- Gestion des calculs
- Maitrise des différents types de fonctions
- Utilisation de fonctions complexes
- Calculs dans une base de données
- Mise en page
- Insertion d'objets
- Gestion des objets insérés
- Gestion de tableau de données
- Gestion des fonctionnalités avancées
- Représentation graphique des données
- Les tableaux croisés dynamiques
- Exercices d'application Niveau 4
- Guide du bloc : Assurer les activités d'accueil d'une structure
- Introduction : l'importance d'un premier échange
- L'accueil physique
- L'approche centrée sur la personne lors d'un accueil physique
- Bien recevoir un visiteur
- Personnaliser l'accueil
- Chercher à améliorer son accueil client
- Le champ lexical à utiliser avec un visiteur
- L'accueil des personnes en situation de handicap
- L'accueil téléphonique
- La gestion des appels
- Les techniques de communication
- Les techniques de reformulation
- L'engagement qualité en accueil physique et téléphonique
- La communication par mail et la visioconférence
- L'intelligence émotionnelle
- Le secret et la discrétion professionnels
- Welcoming foreign visitors
- Answering and talking on the phone
- Taking notes and passing on a message
- Introducing myself
- Progresser en langue étrangère
- Social skills
- Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
- L'agressivité et les conflits
- Identifier et gérer les sources de tension à l'accueil
- Adapter sa communication en situation complexe
- Gérer des situations complexes à l'accueil
- Le bon traitement de l'information
- Les méthodologies des traitements de l'information
- Le RGPD
- Gestion documentaire et sources d'information
- Le classement
- Le traitement du courrier
- Le suivi des mails
- Les outils de gestion des mails
- L'environnement Microsoft Outlook et l'environnement Gmail
- Les fonctionnalités de Microsoft Outlook et Gmail
- L'utilisation de la messagerie Gmail de Google
- Traiter l'information
- Introduction : la conservation des données
- Le stockage et la sauvegarde de données
- L'archivage des données pour garder une valeur juridique
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations
- Les bonnes pratiques des écrits pro
- Les normes typographiques
- Les écrits interactifs : rédiger une lettre
- La rédaction d'un rapport
- Le compte rendu
- La note de service
- Les écrits informatifs : la note de synthèse
- Introduction : l'importance de l'optimisation et la gestion du temps
- Organiser les journées de ses managers
- Introduction à la planification des éléments
- Comment planifier de manière optimale
- Plannings et outils de planification
- Construction d'un planning
- L'ordonnancement des tâches
- Les méthodes de planification traditionnelles
- Les méthodes de planification digitale
- Utiliser un agenda professionnel
- Découverte et utilisation du Calendrier Google
- Découverte et utilisation du Calendrier Outlook
- Découverte et utilisation du Calendrier Windows
- Découverte et utilisation du Calendrier MacOS
- La GED et la SAE
- Gérer les fournitures et passer des commandes
- Planifier et organiser les activités de l'équipe
- Le suivi des documents
- La relance clients
- Constituer et vérifier la conformité des dossiers administratifs
- Les caractéristiques d'un PGI
- Qu'est-ce qu'un CRM
- Utiliser le CRM pour gérer l'administration des ventes
- Découvrir les outils de travail collaboratif de base
- Contribuer à une production collective dans Google Workspace
- Contribuer à une production collective dans Office 365
- Traiter des dossiers administratifs
- Prise en main de Hubspot
- Générer des leads à l'aide d'un formulaire Hupspot
- Concevoir une landing page avec Hubspot
- Réaliser une campagne d'e-mailing avec Hubspot
- Piloter un pipeline commercial B2B avec Hubspot
- Moderniser son support client avec Hubspot
- Analyse des résultats et reporting
- La réclamation
- Les réclamations courantes : typologie et procédures
- Traiter une réclamation : écoute, analyse et réponse
- Proposer des solutions et mettre en place des actions correctives
- Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
- Introduction à l'IA dans le domaine du secrétariat
- S'assister de l'IA pour rédiger des mails au quotidien
- Extraire et présenter des données grâce à ChatGPT
- Les fondamentaux de l’intelligence artificielle et de ses usages
- La Digital Workplace ou comment réinventer sa manière de travailler à l’ère numérique
- L'adoption des bons réflexes pour un usage responsable de l'IA
- Le dialogue avec l'IA : les fondamentaux du Prompt Engineering
- L'augmentation de son efficacité au quotidien grâce à l'IA
- L'interaction avec des données et des documents grâce à l'IA
- La construction de processus automatisés de bout en bout avec l'IA
- Connaissance de l’alternance, des contrats, engagements réciproques, aides et modalités de suivi
- Citoyenneté, diversité et santé au travail.
- Comprendre les enjeux de l'entreprise pour favoriser mon intégration
- Démarquez-vous en entreprise
- Un live interactif par semaine permettant de répondre aux questions des alternants et informations liées aux aides sociales, à la mobilité internationale, au handicap
- Suivi du CFA : entretiens tripartites pluriannuels
- Accès à 1 à 2 programme(s) courts(s) dédié(s) aux "digital skills" au choix parmi le catalogue, permettant de se former et s’exercer aux logiciels les plus adaptés à son entreprise
À l’issue de la formation, vous obtiendrez
Titre Professionnel "Chargé d'accueil et de gestion administrative", de niveau 4 délivré par le Ministère du Travail, RNCP41239, décision de France Compétences le 22/06/25, NSF 324p
& 
diplôme Assistant Administratif délivré par Studi en partenariat avec Comptalia
La méthode Studi pour l'alternance : votre chemin vers le succès
Un suivi continu, un onboarding personnalisé proactif et à la demande
Vous n’êtes jamais seul : dès l’entrée en formation, vous êtes onboardé par votre référent alternance attitré tout au long du parcours qui vous présente le kit de démarrage (visio, guides, contact référent, planning, outils) et vous participez à votre live de rentrée. Ce dernier prend proactivement contact avec vous tous les mois pour faire un bilan intermédiaire d’avancement et vous pouvez le joindre à la demande, selon votre besoin !
Un suivi de vos missions et avec votre entreprise
Vous bénéficiez d'un relevé mensuel de votre progression pédagogique et d'un suivi régulier de votre intégration et de vos missions en entreprise, grâce à des entretiens tripartites structurés et une matrice dynamique d’acquisition des compétences partagées avec votre tuteur.
Un forum pédagogique et des évaluations corrigées
Pour toutes vos questions, notre forum pédagogique vous assure une réponse de nos formateurs experts sous 24h ouvrées, avec des évaluations corrigées pour vous aider à progresser.
Préparation intensive aux examens
Des classes virtuelles dédiées par certification visée sont organisées pour vous préparer aux épreuves des examens et aux livrables, avec des examens blancs corrigés, des semaines de révision intensive et des entraînements aux oraux.
Un accompagnement carrière sur-mesure
Découvrir les bonnes pratiques en alternance et affiner votre projet professionnel : notre programme de coaching carrière vous aide à chaque étape pour booster votre employabilité dès aujourd’hui et pour demain (test de personnalité, pitch et personal branding mais aussi mise en relation avec alumni, plateformes de recrutement partenaires, sessions de job dating internes).
Une pédagogie concrète et immersive
Parce que l’alternance, c’est du concret, nos formations s’appuient sur une pédagogie active : cas pratiques, mises en situation et contenus immersifs pour développer des compétences directement actionnables en entreprise.
Des ressources accessibles à tout moment
Votre plateforme de formation est disponible 24h/24, sur web et mobile. Elle vous donne accès à une grande diversité de ressources pédagogiques (cours écrits et vidéos, classes virtuelles à la demande, exercices corrigés et évaluations corrigées) ainsi qu'aux licences logicielles dont vous avez besoin.
Une vraie communauté d’apprentissage
Vous rejoignez une plateforme collaborative pour échanger, partager, poser vos questions et tisser des liens avec d’autres alternants et formateurs. Parce qu’apprendre, c’est aussi une aventure collective.
Des compétences à 360° pour un profil différencié
En parallèle de votre formation, vous avez accès à des modules complémentaires pour aller plus loin : IA appliquée, outils pros, langues, soft skills… autant d’atouts pour élargir vos compétences et faire la différence sur le marché du travail.
Modalités
Pour entrer en formation, le candidat doit :
- Etre âgé de 16 ans lors de la signature du contrat
- Être titulaire d’un diplôme ou d'un Titre de niveau 3 (CAP, BEP)
- Avoir validé un Diplôme ou un Titre de niveau 3 (CAP, BEP)
OU
- Avoir validé le diplôme national du brevet (DNB) ou le certificat de formation générale (CFG)
OU
- Être sorti du système scolaire depuis au moins 6 mois : être dans la vie active ou demandeur d'emploi enregistré auprès de France Travail
Pour toute autre situation, contactez un conseiller en formation qui étudiera votre admissibilité.
Examens portant sur le Diplôme reconnu par l’Etat
Pour obtenir le Titre, le candidat sera évalué selon les modalités suivantes :
- PENDANT LA FORMATION :
- Évaluation en cours de formation (ECF)
- Dossier sur la compétence "Assurer le traitement administratif des dossiers"
- Dossier professionnel et ses annexes (DP)
- EXAMEN FINAL EN PRÉSENTIEL
- 1 Mise en situation professionnelle : 2h25
- 1 Entretien technique : 10 min
- 1 Questionnement à partir de production(s) - 10 minutes
- 1 Entretien final : 15 min
Examens portant sur le Diplôme d'école Studi (en ligne)
Nous vous proposons un diplôme école lié aux compétences attendues dans votre parcours de formation. Créé spécifiquement pour les apprenants Studi, le Diplôme Studi est un atout que vous pourrez valoriser lors de vos prochains entretiens professionnels.
Pour obtenir le Diplôme Studi, le candidat sera évalué selon les modalités suivantes :
- 1 Étude de cas au format QCM pour chaque bloc de compétences d’une durée de 30 à 180 minutes selon les blocs. La durée de ce QCM vous sera précisée en début d’épreuve
Pour obtenir le taux d’insertion dans les fonctions visées, consulter la fiche sur le site de France compétences
Le titre est composé de plusieurs blocs de compétences à acquérir pour son obtention.
- Il est possible de valider un ou plusieurs des blocs de compétences. Chaque bloc peut être acquis individuellement.
- La fiche RNCP accessible depuis chaque fiche formation en précise les modalités d'obtention.
- Pour toute question concernant les blocs de compétence, contactez votre conseiller en formation.
- Un bloc de compétence n'a pas de durée de validité, il est acquis à vie.
Le certificateur n’a identifié aucune équivalence.
Après avoir obtenu le Pré-Graduate Secrétaire administratif, il est possible de :
- Soit intégrer directement le marché du travail
- Soit poursuivre vers un BTS Gestion de la PME, ou un BTS Support Action Managériale (SAM) ou un Graduate Office Manager (TP - Assistant de direction).
Cette liste n’est pas exhaustive. Il existe d’autres poursuites possibles.
Un accompagnement renforcé, pensé pour les alternants
Le parcours d’un alternant ne ressemble à aucun autre, c’est pourquoi nous avons mis en place un suivi spécifique, dédié et renforcé pour répondre à ses enjeux particuliers. Dès son entrée chez Studi, chaque alternant réalise un test de positionnement pour évaluer ses acquis et lui proposer, si besoin, un parcours de remise à niveau individualisé. Un onboarding personnalisé, animé par son chargé de suivi, lui permet de découvrir l’ensemble des services et des ressources utiles pour bien démarrer.
Tout au long de sa formation, il bénéficie d’un chargé de suivi alternance dédié, expert de l’alternance, à la fois sur les volets administratifs et pédagogiques. Ce référent s’adapte aux contraintes propres au rythme alterné et reste accessible à tout moment via son agenda en ligne.
Le suivi de l'alternant inclut également :
- des entretiens tripartites réguliers, menés avec le tuteur en entreprise, pour faire le point sur l’acquisition des compétences à l’aide d’une grille d’évaluation partagée ;
- un suivi continu de l’assiduité et de la progression pédagogique, permettant d’intervenir rapidement en cas de besoin, de proposer un coaching personnalisé ou de rebooster la motivation dans les phases de creux ;
- des contenus employabilité dédiés, pour préparer l’insertion professionnelle au-delà de la formation.
Ce dispositif global assure à chaque alternant un cadre solide et bienveillant, propice à sa réussite dans ce double défi que représente la formation en alternance.
Financement
Alternance
Formation réalisable en apprentissage
Inclus
- Accompagnement méthodologique personnalisé par votre référent
- Accompagnement individuel de vos missions en entreprise
- Suivi pédagogique par nos formateurs experts
- Coaching carrière
- Cours écrits et vidéos à la demande et évaluations personnalisées
- Accès illimité à plus de 10 000 classes virtuelles(1) en direct et replay
- Préparation spécifiques aux examens
- Accès illimité à Compétences 360 pendant 2 ans
(1)Nombre moyen de classes virtuelles en direct observées sur les 12 derniers mois (organisées majoritairement à partir de 18h)
L’accès à la plateforme se fait en moyenne sous 14 jours après l’accord du financeur. Ce délai peut varier selon la typologie de financement.
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