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Office Management - Secrétariat

L'Office Management - Secrétariat est un secteur clé et essentiel au fonctionnement d'une entreprise. Les professionnels de ce domaine, tels que les secrétaires, les assistants de direction et les office managers par exemple, ont en effet pour rôle d'assurer la gestion administrative, la communication et l'organisation au sein de l'entreprise.

De ce fait, les assistant(e)s et secrétaires sont des piliers essentiels au sein des entreprises. Certains prédisaient leur disparition avec l’avènement de l’informatique et du numérique, or, les professionnels du secteur ont su évoluer et gagner en responsabilité. Et oui, ils ont finalement relevé le défi du numérique, et se sont tout bonnement réinventés ! Que ce soient les chatbots, faits pour orienter les clients, les correcteurs d'orthographe, ou les assistants électroniques, le numérique est omniprésent dans la filière Office Management - Secrétariat.

Et pour cause, il s’est également fait une place de choix dans les outils de travail des secrétaires, facilitant leurs missions. Parmi les supports bureautiques de ces professionnels de l'organisation, vous trouverez par exemple Trello (tableaux d’organisation et de synthèse), Doodle pour organiser les réunions, Eventbrite pour les événements professionnels, Dashlane (pour sécuriser les mots de passe) ou plus largement la suite office. Sans oublier l'utilisation de logiciels de gestion de projet comme Asana ou Monday, qui facilite fortement la coordination des tâches entre les membres de l'équipe ainsi que le suivi rigoureux des projets. Les secrétaires et assistants profitent également des solutions de visioconférence comme Zoom ou Teams, idéal pour organiser des réunions à distance et maintenir la communication entre les collaborateurs.

Vous l’avez compris, les spécialistes du domaine sont aujourd’hui des assistants 2.0. Mais ce n’est pas tout ! Autre particularité de la filière Office Management - Secrétariat : son caractère polyvalent. En effet, les spécialistes de la branche ne s’en tiennent pas à l’organisation. D’autres maîtres-mots entrent en jeu : échange, collaboration, partage, transmission des informations, planification, mais aussi gestion des projets, prise en charge de la communication interne et externe, et soutien aux équipes… Des tâches à la fois plurielles et essentielles à l’entreprise. Mais alors, quels sont les métiers envisageables en empruntant cette voie ? En voici une petite liste : 

• Assistant / Assistante de direction

• Assistant / Assistante RH

• Assistant commercial / Assistante commerciale

• Assistant / Assistante de gestion

• Assistant / Assistante administratif

• Office Manager

• Ect.

Comme vous pouvez aisément l’imaginer, l’organisation est au cœur de ces métiers. Sans le service Office Management - Secrétariat, il serait impossible pour les responsables de gérer leur planning comme il se doit. Ils ont donc besoin de professionnels compétents pour organiser leur agenda et plus largement alléger leur charge de travail. Ainsi, ils peuvent plus facilement se concentrer sur le l’aspect management et commercial de la société. De la simple planification d’une réunion à un déplacement important, les assistants ou office managers sont des alliés de taille pour toutes les entreprises.

De plus, au vu de leur proximité avec le responsable, cadre ou dirigeant, les assistants ont une connaissance pointue de l’entreprise et de son fonctionnement. Ils sont ainsi en mesure de comprendre et d'anticiper les besoins de l'organisation, ce qui leur permet d'être proactifs et de contribuer activement à la réussite des projets. Ils peuvent également donc être amenés à manipuler des informations confidentielles, en interne comme en externe. De ce fait, leur professionnalisme et leur discrétion sont des qualités essentielles pour garantir la sécurité des données et préserver par la même la réputation de l'entreprise.
Mais leur responsabilité ne s’arrête pas là. Outre les tâches organisationnelles, les assistants peuvent également épauler un responsable, coordonner une équipe mais aussi collaborer avec divers services de la structure comme les ressources humaines, le secteur juridique, financier, ou encore la communication. Ce n’est pas pour rien que les assistants et les offices managers sont souvent qualifiés de piliers ou de "problem solver”, puisqu’ils sont l'interface entre tous les interlocuteurs de leur responsable. Mais alors, qu’en est-il de leurs missions, précisément ? En voici un rapide portrait, bien que leurs activités varient en fonction du métier :

• Accueillir une clientèle

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…)

• Préparer et suivre les dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel…)

• Prendre en charge les appels téléphoniques

• Gérer l’agenda de son supérieur (ordres du jour, courriers, planning…)

• Planifier des déplacements professionnels, des évènements comme des séminaires et des réunions

• Suivre les budgets

• Assurer la transmission des informations en interne et en externe

• Réaliser la gestion administrative des contrats

• Fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeant

• Organiser et coordonner les activités quotidiennes du bureau (répartition des tâches, mise en place de procédures internes, etc.)

• Organiser et coordonner les formations internes pour les collaborateurs

• Assurer la veille réglementaire et législative relative à son domaine d'activité

• Contribuer à l'amélioration des processus et des outils de travail au sein de l'entreprise

• Etc

Bon à savoir : ces missions peuvent effectivement différer selon les services et les entreprises. Prenons les postes d'assistant de direction ou de secrétaire, leurs missions principales sont  la gestion administrative, la planification des réunions, la coordination des équipes et le suivi des dossiers.

L’Office Management - Secrétariat est une branche riche à de nombreux égards. Tout d’abord, son caractère responsabilisant. Et pour cause, en secondant son responsable, un assistant est au plus près des décisions stratégiques de l’entreprise : apporter des solutions, prendre en main des projets majeurs, suivre des dossiers, être décisionnaire sur une problématique… L’assistant est aujourd’hui pleinement dans l’opérationnel, et c’est ce qui est également stimulant au quotidien. L’enjeu est donc de taille, car son rôle est d’une importance capitale pour toutes les structures. Vous l'avez compris, ces métiers ont l’avantage de donner du sens à son travail, car chaque décision a un impact sur l’entreprise. Sans oublier la polyvalence de ces professions : de l’organisation d’évènements aux appels téléphoniques, à la gestion de l’emploi du temps et des réunions, en passant par la relecture de contenus, aucune tâche ne se ressemble. 

En savoir plus

Quelles sont les compétences et qualités nécessaires aux métiers de la filière Office Management - Secrétariat ?

Les métiers de l’Office Management - Secrétariat exigent de réelles compétences, qui vont au-delà d'un excellent sens de l'organisation. À l’heure du numérique, il en va en effet de maîtriser parfaitement de nombreux outils informatiques, des logiciels bureautiques, mais également d’emmagasiner des connaissances techniques précises… Également, la gestion administrative demande un apprentissage complet, afin de veiller au bon fonctionnement de l’entreprise.

Par exemple, le métier d'assistant de direction ou de secrétaire exige des compétences variées, comme la maîtrise des outils bureautiques, la communication écrite et orale, l'organisation et la gestion du temps. C’est pourquoi une formation de qualité est indispensable pour réussir dans cette filière. Parmi les aptitudes à acquérir, vous retrouverez :

• Maîtrise des outils bureautiques (pack Office : Outlook, PowerPoint, Excel, Word)

• Maîtrise des outils collaboratifs ou de communication (Eventbrite, Trello, Okarito by Swile, Doodle, Dashlane…)

• Notions en droit du travail et législation sociale

• Savoir prendre des notes

• Connaissance des outils de reporting et des tableaux de bord

• Connaissance des normes rédactionnelles, de la gestion administrative

• Gestion des techniques de veille informationnelle et réglementaires

• Gestion administrative du personnel et gestion budgétaire

• Maîtrise des outils de gestion des réseaux sociaux et de communication en ligne (Slack, Microsoft Teams, Zoom, etc.)

• Notions en comptabilité et en gestion financière

• Connaissance des logiciels de gestion de la relation client (CRM) et des systèmes de gestion de contenu (CMS)

• Ect.

En ce qui concerne les soft skills / qualités requises :

• Esprit d’équipe

• Capacités rédactionnelles

• Dynamisme

• Polyvalence

• Résistance au stress

• Rigueur…

Que vous soyez assistant(e) spécialisé(e) ou polyvalent(e), office manager, assistant(e) de direction, ou que vous souhaitiez le devenir, Studi vous propose des formations spécifiques en Office management - Secrétariat pour vous accompagner dans votre montée en compétences.

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L’Office Management - Secrétariat  sur le marché du travail 

Avec l'avènement du numérique, la filière Office Management - Secrétariat a connu de profonds bouleversements qu’elle a su surmonter, et a vu ses outils de travail évoluer grandement. La conséquence ? Les compétences de ces professionnels polyvalents et spécialisés sont devenues indispensables pour les entreprises, forcées de se mettre à la page. Pour se développer, une structure a en effet besoin d’eux pour structurer l’entreprise, s’occuper des opérations quotidiennes et de l'organisation. Vous l’avez compris, l'Office Management - Secrétariat est un secteur dynamique et en constante évolution. Les formations, les compétences et l'expérience professionnelle des secrétaires et des assistants de direction sont nécessaires pour garantir la réussite et la pérennité des entreprises. Côté insertion professionnelle, c’est donc tout naturellement que les feux sont au vert ! Les perspectives de carrière dans l’assistanat sont grandes, et ouvrent le champ des possibles. Ainsi, en choisissant l’Office Management - Secrétariat, vous investissez dans une voie d’avenir, qui a beaucoup à offrir.

Quant aux possibilités d’exercer, elles sont multiples. Une fois formé(e), vous pouvez travailler dans différentes structures de votre choix comme :

• Une association

• Une collectivité territoriale

• Une entreprise publique/établissement public

• Une entreprise privée (PME-PMI, grandes entreprises) 

• Les cabinets comptables

• Ect.

Les perspectives d'évolution dans l'Office Management - Secrétariat sont immenses. En effet, le développement de compétences transversales, la maîtrise des nouvelles technologies, mais aussi la connaissance approfondie de secteurs d'activité variés peuvent représenter des opportunités plus qu’intéressantes. Les perspectives d’évolution sont en réalité multiples dans l’Office Management - Secrétariat. Il est d’ailleurs possible Pour faire la différence, il est d’ailleurs possible et parfois recommandé de se spécialiser, afin d’ajouter une plu-value à votre CV.

Cela peut s’opérer soit dans un champ d’activité (immobilier, luxe, BTP…), soit dans une compétence précise comme la rédaction, la comptabilité, les ressources humaines ou encore le marketing. Enfin, monter en grade est également possible. Prenons le métier d’Office Manager par exemple. Avec de l’expérience, ce dernier peut prétendre aux professions de Responsable Administratif et Financier, ou encore Responsable des Services Généraux ou Secrétaire Général.Autre exemple de carrière : la maîtrise de plusieurs langues étrangères, ainsi que l’acquisition de compétences en communication et en relations internationales peut permettre à un assistant ou à un office manager d'accéder à des postes dans des entreprises internationales, des organisations non gouvernementales, voire des institutions publiques.

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