Le métier de Secrétaire administratif

Billettiste

Spécialisé dans les tâches bureautiques au sein du secteur public

Le secrétaire administratif, appelé aussi secrétaire, collaborateur administratif ou assistant administratif, exerce au côté de son supérieur hiérarchique de nombreuses missions de secrétariat. On le retrouve le plus souvent dans le secteur public : administration scolaire et universitaire, structures administratives déconcentrées (collèges et lycées), ministères ou encore mairies.

Il est chargé de tout ce qui relève de l’administration : la rédaction de notes, la communication, la comptabilité, le traitement des dossiers, l’envoi et la réception de courrier, l’accueil des visiteurs etc.

Généralement, il programme les rendez-vous et les réunions de ses supérieurs, renseigne les clients, fournisseurs et partenaires, et peut également se spécialiser dans des fonctions d’accueil, de marketing ou de comptabilité.

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Portrait type du secrétaire administratif

Il trouve du travail facilement avec un diplôme de niveau bac et sur concours.

Il a un caractère polyvalent, organisé et rigoureux.

Il travaille dans le secteur public, dans un bureau, en zone urbaine, en France ou à l’international, et avec des horaires en journée ou en soirée en fonction de l’activité.

Il gagne entre 1 800 € et 2 200 € bruts par mois selon son diplôme, son expérience et sa situation géographique.

Qui recrute des secrétaires administratifs ?

  • Administrations du secteur public

    C’est au sein du secteur public que le secrétaire administratif est le plus souvent recruté. Il gère le personnel, la comptabilité et la rédaction de documents administratifs. Il communique beaucoup avec les autres collaborateurs, et a la possibilité de changer de service, de gravir des échelons ou encore d’évoluer grâce à des concours internes.

  • Entreprises privées

    Selon la taille de l’entreprise dans laquelle il travaille, le secrétaire administratif peut être amené à coordonner une équipe de secrétaires. Il peut également avoir des responsabilités plus larges et jouer un rôle d'assistant ou de secrétaire de direction.

    Lorsque le secrétaire administratif exerce au sein d’une entreprise privée, il a la possibilité de gagner en responsabilités rapidement et d’évoluer vers un poste d’assistant de gestion.

Quelles sont les conditions de travail du secrétaire administratif ?

  • Environnement de travail de la secrétaire administrative

    Le secrétaire administratif exerce dans des entreprises du secteur public.

    Il est spécialisé dans les tâches bureautiques et travaille essentiellement dans un bureau, avec un ordinateur et un téléphone.

    Il doit maîtriser l’utilisation de logiciels et d’outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint) mais également des outils de communication (Internet, messageries électroniques, web conférence, etc.).

    Des capacités rédactionnelles et d’écriture rapide, ainsi qu’un esprit d'analyse et de synthèse sont très importants pour exercer la fonction de secrétaire administratif.

  • Cadre hiérarchique

    La secrétaire administrative est sous la responsabilité d’un chef ou d’un assistant de service. Selon la taille de l’entreprise qui l’emploie, elle peut être sous l’autorité du directeur général.

  • Horaires et saisonnalité

    Le secrétaire administratif travaille sur des horaires de bureau en journée.

Salaire du secrétaire administratif

Le salaire du secrétaire administratif varie en fonction de son diplôme, de son expérience, et de sa zone géographique. On observe des rémunérations plus importantes en région parisienne que sur le reste du territoire.

  • 1800

    bruts mensuels
    en début de carrière

  • 2200

    bruts mensuels
    avec de l'expérience

Quel est le profil du secrétaire administratif ?

Qualités majeures

Polyvalence, organisation, autonomie, réactivité et diplomatie sont des compétences essentielles pour devenir secrétaire administratif.

Il maîtrise la technique de prise de notes et d’écriture rapide et a un excellent niveau d’orthographe.

Le secrétaire administratif a un bon sens du relationnel et un grand respect de la hiérarchie. Il entretient de bons rapports avec l'ensemble du personnel.

Il est rigoureux et dispose d’une grande réactivité, lui permettant ainsi de traiter les urgences.

Enfin, il dispose d’une bonne connaissance du droit et d’une bonne résistance au stress.

Expérience

Les jeunes diplômés peuvent exercer le métier de secrétaire administratif en sortie d’école. Toutefois, un professionnel expérimenté aura plus de responsabilités et son rôle se rapprochera de celui d’assistant de gestion ou d’assistant de direction.

  • 5 /5

    Relationnel

  • 3 /5

    Indépendance

  • 4 /5

    Réflexion

  • 3 /5

    Technique

  • 4 /5

    Action

Quelle formation pour devenir secrétaire administratif ?

On peut devenir secrétaire avec un diplôme de niveau bac + 2 minimum. Toutefois, selon les missions et les responsabilités, les recruteurs apprécient les profils qui disposent d’un diplôme de niveau supérieur.

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Évolution professionnelle

Après quelques années d’expérience, le secrétaire administratif peut se voir confier plus de responsabilités et changer de service, gravir des échelons ou encore évoluer, notamment par le biais de concours internes. Ainsi, il pourra changer de catégorie et accéder à une classe supérieure en fonction du type de concours passé et validé.

  • Secrétaire administratif et commercial

    Le secrétaire administratif commercial collabore avec le service commercial et effectue le traitement commercial et administratif des différentes commandes des clients.

    Ses missions :

    • Assurer le standard téléphonique et la prospection.
    • Faire les relances téléphoniques, le suivi et accompagnement commercial.
    • Organiser les événements clients (formation, journée sécurité).
    • Créer et mettre à jour les fichiers clients et les documents commerciaux
    • Suivre et assurer les relances de facturation.
    • Créer ou améliorer les formulaires en ligne et outils de suivi.
    • Aider à la mise à jour des supports commerciaux (site internet) et à la communication sur les réseaux sociaux.
    • Traiter les différentes données issues des enquêtes de satisfaction clients.
    • Participer à l’analyse des résultats de ces enquêtes, faire des liens et développer de nouveaux supports statistiques.
    • Réaliser des reportings et des synthèses d’interprétation, des tableaux de bord.
    • Participer à la mise en forme des résultats pour faciliter l’exploitation et la communication.
  • Secrétaire administratif et marketing

    Le secrétaire administratif et marketing est un adjoint administratif dédié au service marketing.

    Ses missions :

    • Gérer la facturation aux fournisseurs et le suivi.
    • Relancer les fournisseurs.
    • Réalisation de devis et relance.
    • Suivre les commandes et réclamations.
    • Traiter les courriers entrants et le dispatching.
    • Saisir les budgets marketing et réaliser le suivi.
    • Suivre et analyser les ventes.
    • Suivre le chiffre d'affaires quotidien, hebdomadaire ou mensuel.
    • Réalisation des tableaux de bord de suivi.
    • Participer à la stratégie marketing.
  • Secrétaire administratif et comptable

    Le secrétaire administratif et comptable est un professionnel des chiffres, sous le contrôle du comptable ou du chef comptable de l’entreprise.

    Ses missions :

    • Traiter et contrôler les factures d'achat et de vente dans le CRM.
    • Enregistrer et mettre en paiement les factures fournisseurs.
    • Gérer les litiges.
    • Enregistrer les règlements clients.
    • Relancer les impayés.
    • Effectuer les rapprochements bancaires et le suivi de trésorerie.
    • Préparer et déclarer la TVA mensuelle.
    • Suivre le tableau de bord de gestion.
  • Secrétaire administratif et juridique

    Le secrétaire administratif et juridique assure la saisie et le traitement de texte, l’accueil des visiteurs, le standard téléphonique, les rendez-vous, les réunions, etc. Il travaille au sein d’un cabinet d’avocats ou du service juridique d’une entreprise.

    Ses missions :

    • Accueillir les visiteurs.
    • Assurer le standard téléphonique.
    • Prendre les rendez-vous.
    • Traiter le courrier.
    • Suivre le règlement des factures.
    • Organiser les déplacements et les voyages.
    • Suivre les dossiers juridiques.