Le métier de Secrétaire assistant
Gère l’accueil des visiteurs, le courrier et les appels téléphoniques
Le secrétaire assistant travaille généralement pour un ou plusieurs chefs de service. Au quotidien, il gère l’accueil des visiteurs, le courrier, les appels téléphoniques, les documents et les agendas.
Il est le premier interlocuteur des collaborateurs et bien souvent des partenaires, clients et fournisseurs. Ses compétences et missions varient selon la taille et le secteur d’activité de l’entreprise qui l’emploie, mais également selon le service auquel il est rattaché. Au sein d’une grande structure, il peut être rattaché à l’assistant de direction et le seconder dans ses diverses missions.
La secrétaire assistante facilite certaines tâches liées à l’organisation. Ainsi, elle peut être amenée à prendre des notes, effectuer des synthèses, rédiger des e-mails ou des courriers papiers, et tenir la base de données clients. Elle peut également être amenée à prendre des rendez-vous et organiser des déplacements pour le compte de ses supérieurs hiérarchiques.
Enfin, il ou elle peut s’occuper de la gestion des fournitures de bureau et des contrats matériels et de maintenance d’équipements.
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Portrait type du secrétaire assistant
Il trouve facilement du travail avec un diplôme de niveau bac.
Il a un caractère organisé, discret, aimable et minutieux.
Il travaille dans le secteur privé ou public, dans un bureau, en zone urbaine, rurale ou à l’international, et avec des horaires en journée.
Salarié d’une entreprise, il gagne entre 1 400 € et 1 800 € bruts par mois selon son diplôme, son expérience et sa zone géographique.
Qui recrute des secrétaires assistants ?
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Petites et moyennes entreprises
Le ou la secrétaire assistante peut travailler dans des entreprises de tous types de secteurs d’activité aussi bien dans le privé que dans le public : assurance, BTP, armée, immobilier, finance, santé, service à la personne, industrie, etc. Lorsqu’elle travaille au sein d’une petite structure a des missions variées.
Bien souvent, elle se charge de l’accueil des visiteurs (physique et téléphonique), de la rédaction du courrier, de l’organisation des réunions, du classement ou de la tenue de l’agenda de son supérieur. Elle peut également gérer les fournitures de bureau et les contrats matériels et de maintenance d’équipements.
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Grandes entreprises
En travaillant dans une grande entreprise, le secrétaire assistant intervient le plus souvent en appui administratif et logistique auprès d'un responsable ou d'une équipe. Il assure la coordination et l'organisation de l'information au sein de son service. Il a également des missions d’accueil.
Une question
sur un métier, une formation ?
Quelles sont les conditions de travail du secrétaire assistant ?
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Environnement de travail de la secrétaire assistante
Le secrétaire assistant exerce dans tous types d’entreprises et dans tous types de secteurs d’activité.
La plupart du temps, il travaille sur ordinateur, dans un bureau ou à la réception. Il est souvent interrompu dans ses activités en cours, que ce soit par les visites des clients et fournisseurs ou les appels téléphoniques.
La position assise et les séances prolongées devant un écran peuvent être physiquement éprouvantes.
Il maîtrise les outils bureautiques et a de grandes qualités rédactionnelles.
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Cadre hiérarchique
Le secrétaire assistant travaille sous l’autorité d’un directeur ou d’un responsable d’équipe.
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Horaires et saisonnalité
La secrétaire assistante a des horaires de bureau en journée.
Salaire du secrétaire assistant
Le salaire du secrétaire assistant varie selon son expérience, la taille et le secteur d’activité de l'entreprise dans laquelle il travaille. Il y a souvent de grandes disparités sur le marché. Par ailleurs, on observe habituellement des salaires plus élevés en région parisienne que sur le reste du territoire.
Quel est le profil du secrétaire assistant ?
Qualités majeures
Organisation, discrétion, écoute, amabilité et esprit de synthèse sont les qualités indispensables pour exercer le métier de secrétaire assistant.
Il a une excellente présentation, une parfaite élocution et de grandes qualités rédactionnelles. Il doit avoir une bonne appréciation et une bonne gestion des urgences et des priorités.
Enfin, il est réactif et adaptable, effectue un travail soigné et travaille en parfaite autonomie.
Enfin, il doit toujours s’informer des nouvelles évolutions et parler une ou plusieurs langues étrangères.
Expérience
On peut devenir secrétaire assistant avec une formation et un stage en entreprise.
Quelle formation pour devenir secrétaire assistant ?
On peut devenir secrétaire assistant avec un bac minimum. Toutefois, selon les missions et les responsabilités, les recruteurs apprécient les profils qui disposent d’un diplôme de niveau supérieur.
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Évolution professionnelle
Après quelques années d’expérience, la secrétaire assistante peut changer d’entreprise ou de secteur d’activité. Elle peut également devenir secrétaire de direction.
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