Le métier de Assistant administratif

L’assistant administratif, nommé également secrétaire, employé de bureau, agent ou adjoint administratif, assure l’organisation d’un ou plusieurs départements de l’entreprise. Ses responsabilités diffèrent selon les besoins de son employeur et de l'organisation interne de la société pour laquelle il travaille.

Généralement, il accomplit toutes les activités administratives nécessaires au bon fonctionnement de la structure et à son image, telles que le traitement des dossiers, la réception des commandes, l’envoi, le tri et le suivi du courrier, l’accueil des visiteurs, etc. Il peut avoir à contrôler l'état des stocks et définir les besoins en approvisionnement.

Souvent bras droit de la direction, notamment dans les petites structures, il a un rôle d’intermédiaire entre les dirigeants et les employés de la société. Par ailleurs, la plupart du temps, c’est lui qui véhicule les décisions prises lors des réunions. Il intervient notamment lors de la tenue du conseil d’administration.

L’assistant ou l’assistante administrative peut également être amenée à s’occuper de l’administration du personnel : de la gestion de la paie, aux plannings, en passant par les congés et des offres de formation, etc.

Généralement, le secrétaire programme les rendez-vous et les réunions des managers, renseigne la clientèle et les fournisseurs, et peut aussi se spécialiser dans des fonctions d’accueil, de secrétariat ou de comptabilité.

Par ailleurs, le professionnel doit actualiser les données de suivi de performance de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats...) et toujours veiller au respect de l’image de marque de l’entreprise.

Enfin, l’employé peut être amené à assister un ou plusieurs responsables des différents services. Il s'agit d'une profession complète et enrichissante, avec des perspectives d'évolution intéressantes et des horaires plutôt réguliers.

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Il trouve un emploi facilement avec un bac+2 ou un BTS.

Il est polyvalent, autonome et organisé.

Il peut trouver un emploi dans le secteur privé ou public, dans un bureau, en zone urbaine, en France ou à l’international, et avec des horaires en journée ou en soirée selon l’activité.

Salarié d’une entreprise, il gagne entre 1 400 € et 2 000 € bruts mensuels selon son diplôme, son parcours et sa situation géographique.

Suivant ses centres d'intérêt, ses aspirations et les possibilités de promotion qui s’offrent à lui, l’assistant (ou l’assistante) expérimenté qui travaille pour une entreprise privée peut se voir confier plus de tâches et de responsabilités, et ainsi espérer un poste comme : assistant de gestion, secrétaire comptable, assistant commercial, ou encore secrétaire de direction.

Dans le domaine public, il lui est possible de faire évoluer sa carrière, en changeant de service, et en passant des concours internes. Cela lui permettra également de faire évoluer son salaire.

Spécialisations du métier d'assistant administratif

Assistant administratif commercial

L'agent administratif commercial collabore avec le département commercial et effectue le traitement commercial et administratif des différentes commandes des clients.

Ses tâches :

• Gérer le standard téléphonique, la prospection et la mise à jour de la fiche clientèle.
• Assurer le suivi et l'accompagnement commercial, la facturation et les relances.
• Organiser et suivre les événements clients (formation, journée sécurité).
• Créer et mettre à jour les données.
• Créer et améliorer les formulaires (fiche de suivi).
• Participer à la mise à jour des supports commerciaux (site internet, fiche produit, etc.) et à la communication sur les réseaux sociaux.
• Traiter les différentes données issues des enquêtes de satisfaction clients.
• Participer à l’analyse des résultats de ces enquêtes, faire des liens et développer de nouveaux supports statistiques.
• Réaliser des reportings et des synthèses d’interprétation, des tableaux de bord.
• Participer à la mise en forme des résultats pour faciliter l’exploitation et la communication.
  • Veiller au respect de l’image de marque.

Assistant administratif et marketing

La fonction d’agent administratif et marketing est semblable à celle d’un adjoint administratif, mais avec la particularité qu’il est dédié au service marketing.

Ses responsabilités :

• Gérer la facturation aux fournisseurs, le suivi et les relances.
• Réaliser les devis.
• Suivre des commandes et les réclamations.
• Traiter les courriers entrants et le dispatching.
• Gérer l’emploi du temps.
• Saisir les budgets marketing et réaliser le suivi.
• Suivre et analyser les ventes.
• Suivre le chiffre d'affaires quotidien, hebdomadaire ou mensuel.
• Réaliser les tableaux de bord de suivi.
• Participer à la stratégie marketing.
• Gérer l’image de la société.

Assistant administratif et comptable

Le métier d’agent administratif et comptable relève plus de la comptabilité. Ce professionnel des chiffres est sous le contrôle du comptable ou du chef comptable de la société.

Son travail et ses missions :

• Traiter et contrôler les factures d'achat et de vente dans le CRM.
• Enregistrer et mettre en paiement les factures fournisseurs.
• Gérer les litiges.
• Veiller au respect de l’image de marque.
• Enregistrer les règlements.
• Relancer les impayés.
• Faire les rapprochements bancaires et le suivi de trésorerie.
• Préparer et déclarer la TVA mensuelle.
• Mettre à jour le tableau de bord de gestion.

Assistant administratif et juridique

L’assistante administrative et juridique assure la saisie et le traitement de texte, l’accueil des visiteurs, le standard téléphonique, les rendez-vous, etc. Il travaille au sein d’un cabinet d’avocats ou du service juridique d’une société.

Ses missions :

• Assurer le secrétariat.
• Recevoir les visiteurs et assurer le standard téléphonique.
• Prendre les rendez-vous et gérer l’emploi du temps des équipes.
• Traiter le courrier et les divers documents (offres, etc.).
• Assurer le suivi de règlement des factures.
• Organiser les déplacements et les voyages.
• Veiller au respect de l’image de marque.
• Suivre les dossiers juridiques.