Garant du bon fonctionnement de l’entreprise

L’assistant administratif, appelé aussi secrétaire, employé de bureau ou adjoint administratif, assure l’organisation d’un ou plusieurs services de l’entreprise. Il accomplit toutes les missions administratives nécessaires à son bon fonctionnement, telles que le traitement des dossiers, la réception des commandes, l’envoi, le tri, et le suivi du courrier, l’accueil des visiteurs, etc.

L’assistant ou l’assistante administrative peut également être amenée à gérer l’administratif spécifique au personnel, comme la paie, les plannings, les congés, etc.

Généralement ce professionnel programme les rendez-vous et les réunions de la direction, renseigne les clients et les fournisseurs, et peut aussi se spécialiser dans des fonctions d’accueil, de secrétariat ou de comptabilité.

Enfin, l’assistant administratif peut assister un ou plusieurs responsables.

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Portrait type de l'assistant administratif

Il trouve du travail facilement avec un bac + 2.

Il a un caractère polyvalent, organisé et autonome.

Il travaille dans le secteur privé ou public, dans un bureau, en zone urbaine, en France ou à l’international, et avec des horaires en journée ou en soirée en fonction de l’activité.

Salarié d’une entreprise, il gagne entre 1 400 € et 2 000 € bruts par mois selon son diplôme, son expérience et sa situation géographique.

Qui recrute des assistants administratifs ?

  • Entreprises privées

    Lorsque l’assistant administratif exerce au sein d’une entreprise privée, il peut voir ses missions gagner en responsabilités et, à terme, évoluer sur un poste d’assistant de gestion.

    Selon la taille de l’entreprise dans laquelle il travaille, il peut être amené à coordonner une équipe de secrétaires, ou avoir des responsabilités plus larges et jouer un rôle d'assistant ou de secrétaire de direction.

  • Administrations du secteur public

    En travaillant au sein du secteur public, l’assistant administratif peut changer de service, gravir des échelons ou encore évoluer grâce à des concours internes.

Une question
sur un métier, une formation ?

Je souhaite être rappelé

Quelles sont les conditions de travail de l'assistant administratif ?

  • Environnement de travail de l'assistant administratif

    L’assistant ou assistante administrative exerce dans tous types d’entreprise de secteurs d’activité variés.

    Il travaille essentiellement dans un bureau, avec un ordinateur et un téléphone.

    L’adjoint administratif doit maîtriser l’utilisation de logiciels et d’outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) mais également des outils de communication (Internet, messageries électroniques, web conférence, etc.).

    Il doit également savoir prendre des notes et maîtriser les techniques d’écriture rapide, avoir un bon sens du relationnel et savoir rester discret.

    Enfin, il doit avoir des capacités rédactionnelles solides et une bonne réactivité afin de traiter les urgences.

  • Cadre hiérarchique

    L’assistant administratif ou assistante administrative est généralement sous l’autorité d’un responsable ou d’un assistant de service. Selon la structure, il peut également reporter au directeur général.

  • Horaires et saisonnalité

    L’adjoint administratif a des horaires de bureau en journée, plutôt réguliers

Salaire de l'assistant administratif

Le salaire de l’assistant administratif varie en fonction de son diplôme, de son expérience, et de sa zone géographique. On observe des rémunérations plus importantes en région parisienne que sur le reste du territoire.

  • 1400.00

    bruts mensuels
    en début de carrière

  • 2000.00

    bruts mensuels
    avec de l'expérience

Quel est le profil de l'assistant administratif ?

Qualités majeures

Polyvalence, organisation, autonomie, réactivité et sang-froid sont des compétences essentielles pour devenir assistant administratif.

Il doit avoir une parfaite maîtrise des outils bureautiques, de bonnes connaissances en ressources humaines et en droit, et une expression orale et écrite irréprochable.

Par ailleurs, l’assistant administratif doit savoir utiliser des logiciels type ERP et CRM, facilitant la planification. Il doit également avoir le sens des priorités et une bonne aisance relationnelle, étant en contact quotidiennement avec de multiples interlocuteurs.

Enfin, la connaissance d’une langue étrangère et une bonne résistance au stress sont parfois nécessaires.

Expérience

Un assistant administratif expérimenté aura plus de responsabilités. Son rôle se rapprochera de celui d’assistant de gestion ou d’assistant de direction.

  • 5.00 /5

    Relationnel

  • 3.00 /5

    Indépendance

  • 4.00 /5

    Réflexion

  • 3.00 /5

    Technique

  • 4.00 /5

    Action

Quelle formation pour devenir assistant administratif ?

L’accès au poste d’assistant administratif nécessite l’obtention d’un CAP ou BEP au minimum, mais le niveau bac est recommandé pour une meilleure employabilité.

Votre parcours de formation chez Studi

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Evolution professionnelle

L’assistant administratif expérimenté qui travaille en entreprise privée peut se voir confier plus de responsabilités et ainsi avoir un poste similaire à celui de l’assistant de gestion ou de l’assistant de direction.

Au sein du secteur public, il lui est possible de changer de service, gravir des échelons ou encore évoluer grâce à des concours internes.

Spécialisations du métier d'assistant administratif

  • Assistant administratif commercial

    L'assistant administratif commercial collabore avec le service commercial et effectue le traitement commercial et administratif des différentes commandes des clients.

    Ses missions :

    • Gérer le standard téléphonique et la prospection.
    • Assurer le suivi et l'accompagnement commercial, la facturation et les relances.
    • Organiser et suivre les événements clients (formation, journée sécurité).
    • Créer et mettre à jour les fichiers clients.
    • Créer et améliorer les formulaires et outils de suivi.
    • Participer à la mise à jour des supports commerciaux (site internet) et à la communication sur les réseaux sociaux.
    • Traiter les différentes données issues des enquêtes de satisfaction clients.
    • Participer à l’analyse des résultats de ces enquêtes, faire des liens et développer de nouveaux supports statistiques.
    • Réaliser des reportings et des synthèses d’interprétation, des tableaux de bord.
    • Participer à la mise en forme des résultats pour faciliter l’exploitation et la communication.
  • Assistant administratif et marketing

    L’assistant administratif et marketing est un adjoint administratif dédié au service marketing.

    Ses missions :

    • Gérer la facturation aux fournisseurs, le suivi et les relances.
    • Réaliser les devis.
    • Suivre des commandes et réclamation.
    • Traiter les courriers entrants et le dispatching.
    • Saisir les budgets marketing et réaliser le suivi.
    • Suivre et analyser les ventes.
    • Suivre le chiffre d'affaires quotidien, hebdomadaire ou mensuel.
    • Réaliser les tableaux de bord de suivi.
    • Participer à la stratégie marketing.
  • Assistant administratif et comptable

    L’assistant administratif et comptable est un professionnel des chiffres, sous le contrôle du comptable ou du chef comptable de l’entreprise.

    Ses missions :

    • Traiter et contrôler les factures d'achat et de vente dans le CRM.
    • Enregistrer et mettre en paiement les factures fournisseurs.
    • Gérer les litiges.
    • Enregistrer les règlements clients.
    • Relancer les impayés.
    • Faire les rapprochements bancaires et le suivi de trésorerie.
    • Préparer et déclarer la TVA mensuelle.
    • Mettre à jour le tableau de bord de gestion.
  • Assistant administratif et juridique

    L’assistant administratif et juridique assure la saisie et le traitement de texte, l’accueil des visiteurs, le standard téléphonique, les rendez-vous, les réunions, etc. Il travaille au sein d’un cabinet d’avocats ou du service juridique d’une entreprise.

    Ses missions :

    • Assurer le secrétariat.
    • Recevoir les visiteurs et assurer le standard téléphonique.
    • Prendre les rendez-vous.
    • Traiter les courriers.
    • Assurer le suivi de règlement des factures.
    • Organiser les déplacements et les voyages.
    • Suivre les dossiers juridiques.