Le métier de Assistant administratif
Garant du bon fonctionnement de l’entreprise
L’assistant administratif, nommé également secrétaire, employé de bureau, agent ou adjoint administratif, assure l’organisation d’un ou plusieurs départements de l’entreprise. Ses responsabilités diffèrent selon les besoins de son employeur et de l'organisation interne de la société pour laquelle il travaille.
Généralement, il accomplit toutes les activités administratives nécessaires au bon fonctionnement de la structure et à son image, telles que le traitement des dossiers, la réception des commandes, l’envoi, le tri et le suivi du courrier, l’accueil des visiteurs, etc. Il peut avoir à contrôler l'état des stocks et définir les besoins en approvisionnement.
Souvent bras droit de la direction, notamment dans les petites structures, il a un rôle d’intermédiaire entre les dirigeants et les employés de la société. Par ailleurs, la plupart du temps, c’est lui qui véhicule les décisions prises lors des réunions. Il intervient notamment lors de la tenue du conseil d’administration.
L’assistant ou l’assistante administrative peut également être amenée à s’occuper de l’administration du personnel : de la gestion de la paie, aux plannings, en passant par les congés et des offres de formation, etc.
Généralement, le secrétaire programme les rendez-vous et les réunions des managers, renseigne la clientèle et les fournisseurs, et peut aussi se spécialiser dans des fonctions d’accueil, de secrétariat ou de comptabilité.
Par ailleurs, le professionnel doit actualiser les données de suivi de performance de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats...) et toujours veiller au respect de l’image de marque de l’entreprise.
Enfin, l’employé peut être amené à assister un ou plusieurs responsables des différents services. Il s'agit d'une profession complète et enrichissante, avec des perspectives d'évolution intéressantes et des horaires plutôt réguliers.
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Quelle formation pour devenir assistant administratif ?
Plusieurs formations permettent de devenir agent administratif. Certains candidats peuvent postuler avec seulement un BEP ou un CAP, mais la plupart des employeurs demandent un bac au minimum (général, professionnel ou technologique). Une expérience professionnelle comme secrétaire peut être un atout pour décrocher un emploi.
Toutefois, si vous souhaitez vous orienter dans les métiers de l’administration et maximiser vos chances de réussite, le BTS (bac+2) est fortement recommandé.
Enfin, il est tout à fait possible d’effectuer ses études en alternance pour accéder aux métiers du secrétariat. Ce cursus professionnalisant vous permet d’être directement opérationnel sur le marché de l’emploi et ainsi de booster votre employabilité.
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Portrait type de l'assistant administratif
Il trouve un emploi facilement avec un bac+2 ou un BTS.
Il est polyvalent, autonome et organisé.
Il peut trouver un emploi dans le secteur privé ou public, dans un bureau, en zone urbaine, en France ou à l’international, et avec des horaires en journée ou en soirée selon l’activité.
Salarié d’une entreprise, il gagne entre 1 400 € et 2 000 € bruts mensuels selon son diplôme, son parcours et sa situation géographique.
Qui recrute des assistants administratifs ?
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Entreprises privées
L’agent administratif peut facilement trouver un emploi au sein d’entreprises privées de différents secteurs. Au cours de sa carrière, il peut voir ses missions gagner en responsabilité et, à terme, évoluer sur un poste d’assistant de gestion.
Selon la taille de la structure dans laquelle il travaille, il peut être amené à coordonner une équipe de secrétaires, ou à avoir des responsabilités plus larges et jouer le rôle de secrétaire de direction. Au sein d’une petite structure, il est généralement le bras droit du dirigeant, et peut être amené à gérer les activités liées à ce dernier : son emploi du temps et ses déplacements. Enfin, il peut également participer à la rédaction d’offres commerciales ou encore d’offres d’emploi. Il veille à ce que l’image de la société soit bien respectée, notamment en externe.
Dans un plus grand groupe, il est généralement spécialisé (accueil, de secrétariat, etc.).
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Administrations du secteur public
Au sein de la fonction publique, le poste correspond à un adjoint administratif, (de catégorie C ou B). Dans ce secteur, il a plus ou moins les mêmes responsabilités qu’en évoluant dans le privé.
Il a la gestion des papiers, des appels téléphoniques et des commandes. Il peut être également amené à gérer une équipe selon la taille de la structure. Il débute généralement au SMIC (salaire minimum interprofessionnel de croissance), mais peut évoluer et obtenir des promotions grâce aux concours en interne, qui lui permettent de gravir les échelons petit à petit.
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Quelles sont les conditions de travail de l'assistant administratif ?
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Environnement de travail de l'assistant administratif
L’assistant ou assistante administrative exerce dans tous types d’entreprises, de secteurs d’activité variés, et dans différents services.
Il travaille essentiellement dans un bureau, avec un ordinateur et un téléphone. Il peut même officier depuis son domicile. Parmi les différentes missions qui lui sont assignées, il s’occupe du courrier (envoi, réception, tri et suivi).
Le professionnel doit maîtriser l’utilisation de logiciels et d’outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) mais également des systèmes de communication et d’image (Internet, messageries électroniques, web conférence, etc.).
L’agent administratif doit également savoir prendre des notes et maîtriser les techniques d’écriture rapide, effectuer du traitement d’image. Les qualités les plus importantes à avoir, pour occuper le poste, sont le sens de l’organisation, la rigueur, la discrétion et une grande motivation.
Enfin, pour occuper ce poste, il est impératif d’avoir des compétences rédactionnelles solides pour l’élaboration de documents, et une bonne réactivité afin de traiter les urgences.
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Cadre hiérarchique
L’agent administratif exerce généralement sous l’autorité d’un responsable de département. Selon la structure qui l’emploie, il peut également se reporter au responsable commercial ou au directeur général.
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Horaires et saisonnalité
L’employé administratif exerce la journée et a des horaires plutôt réguliers, sauf cas exceptionnel. En effet, il peut être amené à travailler tard le soir ou les week-ends pour finaliser des dossiers urgents.
Cependant, le rythme est généralement de 35 heures par semaine, sur 5 jours.
Salaire de l'assistant administratif
Le salaire de l’assistant administratif varie en fonction de son niveau de diplôme, de son expérience, et de la zone géographique dans laquelle il évolue. On observe un niveau de salaire plus important en région parisienne que sur le reste du territoire.
Quel est le profil de l'assistant administratif ?
Qualités majeures
Polyvalence, organisation, autonomie, réactivité et sang-froid sont des compétences essentielles pour exercer le métier d’agent administratif.
Sensible à la déontologie et à la confidentialité, le secrétaire est le garant du fonctionnement quotidien de la société qui l’emploie. Il doit avoir une parfaite maîtrise des outils bureautiques, de bonnes connaissances en ressources humaines et en droit, ainsi qu’une expression orale et écrite irréprochable, notamment pour la rédaction de documents administratifs et d’offres commerciales, dont il est le responsable. Il doit également connaître les techniques de sténographie et de prise de notes.
Par ailleurs, le métier d’agent administratif nécessite d’avoir d’excellentes compétences en organisation et de savoir utiliser différents logiciels type ERP et CRM, facilitant la planification.
Les employeurs sont davantage intéressés par les compétences comportementales : la capacité à travailler en équipe, la réactivité et l’adaptabilité, ainsi que la discrétion, sont des soft skills très recherchées pour la fonction.
Par ailleurs, étant en contact quotidien avec de multiples services et interlocuteurs, l’employé de bureau doit avoir le sens des priorités, une bonne aisance relationnelle, et doit être en mesure de véhiculer une bonne image. Il doit également être très patient, et savoir hiérarchiser les tâches urgentes, prioritaires ou importantes.
Enfin, l’emploi d’agent administratif nécessite souvent la pratique d’une ou plusieurs langues étrangères, ainsi qu’une bonne résistance au stress.
Expérience
Un agent administratif expérimenté aura plus de responsabilités, notamment grâce à une formation en alternance ou à différents stages. L’image de l’alternance a beaucoup changé à et les étudiants comprennent de plus en plus son importance, notamment au moment d’une recherche d’emploi. Avec quelques années d’exercice, sa mission se rapprochera de celle de l’assistant de gestion ou de l’assistante de direction.
Evolution professionnelle
Suivant ses centres d'intérêt, ses aspirations et les possibilités de promotion qui s’offrent à lui, l’assistant (ou l’assistante) expérimenté qui travaille pour une entreprise privée peut se voir confier plus de tâches et de responsabilités, et ainsi espérer un poste comme : assistant de gestion, secrétaire comptable, assistant commercial, ou encore secrétaire de direction.
Dans le domaine public, il lui est possible de faire évoluer sa carrière, en changeant de service, et en passant des concours internes. Cela lui permettra également de faire évoluer son salaire.
Spécialisations du métier d'assistant administratif
Assistant administratif commercial
L'agent administratif commercial collabore avec le département commercial et effectue le traitement commercial et administratif des différentes commandes des clients.
Ses tâches :
- Gérer le standard téléphonique, la prospection et la mise à jour de la fiche clientèle.
- Assurer le suivi et l'accompagnement commercial, la facturation et les relances.
- Organiser et suivre les événements clients (formation, journée sécurité).
- Créer et mettre à jour les données.
- Créer et améliorer les formulaires (fiche de suivi).
- Participer à la mise à jour des supports commerciaux (site internet, fiche produit, etc.) et à la communication sur les réseaux sociaux.
- Traiter les différentes données issues des enquêtes de satisfaction clients.
- Participer à l’analyse des résultats de ces enquêtes, faire des liens et développer de nouveaux supports statistiques.
- Réaliser des reportings et des synthèses d’interprétation, des tableaux de bord.
- Participer à la mise en forme des résultats pour faciliter l’exploitation et la communication.
- Veiller au respect de l’image de marque.
Assistant administratif et marketing
La fonction d’agent administratif et marketing est semblable à celle d’un adjoint administratif, mais avec la particularité qu’il est dédié au service marketing.
Ses responsabilités :
- Gérer la facturation aux fournisseurs, le suivi et les relances.
- Réaliser les devis.
- Suivre des commandes et les réclamations.
- Traiter les courriers entrants et le dispatching.
- Gérer l’emploi du temps.
- Saisir les budgets marketing et réaliser le suivi.
- Suivre et analyser les ventes.
- Suivre le chiffre d'affaires quotidien, hebdomadaire ou mensuel.
- Réaliser les tableaux de bord de suivi.
- Participer à la stratégie marketing.
- Gérer l’image de la société.
Assistant administratif et comptable
Le métier d’agent administratif et comptable relève plus de la comptabilité. Ce professionnel des chiffres est sous le contrôle du comptable ou du chef comptable de la société.
Son travail et ses missions :
- Traiter et contrôler les factures d'achat et de vente dans le CRM.
- Enregistrer et mettre en paiement les factures fournisseurs.
- Gérer les litiges.
- Veiller au respect de l’image de marque.
- Enregistrer les règlements.
- Relancer les impayés.
- Faire les rapprochements bancaires et le suivi de trésorerie.
- Préparer et déclarer la TVA mensuelle.
- Mettre à jour le tableau de bord de gestion.
Assistant administratif et juridique
L’assistante administrative et juridique assure la saisie et le traitement de texte, l’accueil des visiteurs, le standard téléphonique, les rendez-vous, etc. Il travaille au sein d’un cabinet d’avocats ou du service juridique d’une société.
Ses missions :
- Assurer le secrétariat.
- Recevoir les visiteurs et assurer le standard téléphonique.
- Prendre les rendez-vous et gérer l’emploi du temps des équipes.
- Traiter le courrier et les divers documents (offres, etc.).
- Assurer le suivi de règlement des factures.
- Organiser les déplacements et les voyages.
- Veiller au respect de l’image de marque.
- Suivre les dossiers juridiques.
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