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Pré-Graduate Secrétaire Assistant

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Exercez un métier polyvalent, alliant organisation et flexibilité !

Souvent qualifié(e) de “chef d’orchestre”, le(la) secrétaire assistant(e) a pour mission de participer au bon fonctionnement d’un service ou d’une structure. Rôle central à tous les niveaux et responsabilités, ce métier vous ouvre les portes d’une position stratégique au sein d’une entreprise, un. Grâce à cette formation, vous maîtriserez les compétences nécessaires à l’exercice du métier de secrétaire : du suivi administratif courant du personnel à la production de documents professionnels courants en passant par l’élaboration de tableaux de suivi de l’activité commerciale.

Vous serez capable de :
  • Participer à la communication interne et externe sur l’ensemble des sujets de la structure
  • Participer à l'organisation des activités
  • Gérer l’administration commerciale et le suivi du personnel
  • Gérer des priorités face à la multiplicité des tâches et interlocuteurs
Vous obtiendrez à l’issue de la formation :
  • Titre professionnel
    Obtenez le Titre Professionnel “Secrétaire assistant” niveau 4, enregistré au RNCP par arrêté du 27/10/2017 publié au Journal Officiel du 05/12/2017
  • Diplôme &
    Obtenez le diplôme Secrétaire administratif délivré par Studi en partenariat avec Comptalia
Durée estimée :
400h
6 à 12 mois
Lieu :
100% en ligne
Démarrage :

A tout moment de l'année

Certification :
Titre Professionnel
Niveau 4 (Bac)
Taux de réussite
92%

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**1 an pour les certificats professionnels (voir les CGV Studi)
***pour les Diplômes STUDI, les Titres RNCP et les Titres Professionnels (hors Diplômes d'Etat)

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heures hebdomadaires
Total : 400h

J'aurai fini la formation en

pour l'examen de

La date de votre examen doit être postérieure à la date de fin de votre formation : prévoir 1 à 2 mois minimum en moyenne entre ces deux dates, permettant la réalisation des travaux d'évaluation finale et des révisions. Elle sera étudiée lors de votre entretien avec votre conseiller en formation.

Tarifs et solutions de financement

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Tarif pour les particuliers.

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Inclus
  • Cours écrits et vidéos à la demande 
  • Accès illimité aux 4 000 cours du soir* en direct et replay
  • Accompagnement pédagogique personnalisé
  • Projets professionnels
  • Coaching carrière
  • Accès illimité à Studi + pendant 5 ans
  • Frais de dossier et d'inscription**
  • Double Garantie "Réussite" & "Diplômé ou remboursé"***

*Nombre moyen de cours du soir en direct observés sur les 12 derniers mois (organisés majoritairement à partir de 18h)
**Hors Diplômes d’État
***Voir les CGV Studi

Votre réussite mérite notre soutien

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Programme Pré-Graduate Secrétaire Assistant

  • Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
    1.S'approprier un environnement d'entreprise
    • Les valeurs et la culture de l'entreprise
    • L'importance du collaboratif
    • L'organigramme de l'équipe : intitulés, rôles, fonctions et missions
    • Enjeux, fonctions et caractéristiques des écrits dans l’entreprise
    2.Produire des écrits professionnels
    • Les bonnes pratiques des écrits pro
    • Les normes typographiques
    • Les écrits interactifs : rédiger une lettre, un mail
    • La rédaction d'un rapport
    • Le compte rendu
    • La rédaction d'un compte rendu de kickoff
    • Les écrits informatifs : la note de synthèse
    • Les écrits informatifs : la note de service
    • Les logiques de structuration des écrits professionnels
    • Les différents registres de langue
    • La lecture rapide et efficace
    • La prise de notes manuelle
    • La prise de notes digitale
    • Les stratégies d’amélioration pour le traitement des textes
    • Les règles orthographiques, grammaticales, lexicales et de conjugaison
    • Les stratégies rédactionnelles et argumentatives
    3.Traiter et gérer des mails
    • Introduction à l'importance de gérer des mails
    • Les différents types de mails à rédiger
    • Les bonnes pratiques en rédaction de mail
    • L'importance des tournures de phrases dans une communication
    • Les bonnes techniques de rédaction de mail
    • Les mails formels
    • Les mails informels
    • L'organisation des mails reçus
    • Le traitement des mails reçus
    4.Rédiger un contrat de prestation de service
    • Introduction aux contrats de prestation de service
    • Quelles sont les différentes clauses d'un contrat de service
    • Comment rédiger un contrat de prestation de service
    • Les différentes méthodes d'envoi d'un contrat de prestation de service
    • Présentation de Docusign
    5.Editer une Facture
    • Introduction aux factures
    • Les différentes normes à respecter pour une facture
    • Les notions HT et TTC lors des tarifications
    • La transmission d'une facture dans le respect des normes juridiques
    6.Identifier les informations à communiquer
    • Introduction: l'importance de la communication par écrit
    • L'identification des informations nécessaires à l'équipe
    • L'anticipation des besoins d'information
    • La création de questionnaires de recueil des besoins d'information
    • Les sources extérieures d'information
    • L'identification des sources autorisées et fiables
    • Les interlocuteurs externes sources d'information
    • Les différents types de ressources et leur codification
    • La terminologie inhérente à chaque type de ressources
    • L'optimisation de l'utilisation des différents types de ressources
    • Les logiques de relation entre les ressources documentaires de même type
    • La synthèse des informations
    • Se concentrer sur l'essentiel pour donner les bonnes informations au bon moment
    7.Traiter l'information
    • Le bon traitement de l'information
    • Les méthodologies des traitement de l'information
    • Les outils de gestion des mails
    • L'environnement Microsoft Outlook et l'environnement Gmail
    • Les fonctionnalités de Microsoft Outlook et Gmail
    • L'utilisation de la messagerie Gmail de Google
    8.Construire un support de communication
    • Les logiques rédactionnelles de construction d'un support de communication
    • Les logiques visuelles de construction d'un support de communication
    • Les éléments définis par la Direction de la communication : la charte graphique
    • Mettre en place une stratégie pour comprendre quel est le meilleur support de communication
    9.Cartographier les acteurs et le circuit de l'information
    • Les acteurs internes du circuit de l'information
    • Les niveaux d'accès à l'information
    • Le circuit de l'information
    10.Diffuser l'information
    • La diffusion des informations
    • Les principes directeurs de la communication interne
    • L'environnement informatique de gestion de l'information
    • Les outils de diffusion de l'information
    • Les outils de partage et d'échange d'information dans l'entreprise
    • L'utilisation des outils de partage de l'information
    11.Tracer les informations
    • Introduction au suivi des informations
    • Diffuser de l'information - Interface graphique
    • Diffuser de l'information - Images et animation sous Powerpoint
    • Le RGPD
    • La qualité
    • Réglementation et déontologie
    • Gestion documentaire et sources d'information
    • Le suivi des documents
    • Le classement
    • Le traitement du courrier
    • Le suivi des mails
    • Mettre en place une politique de gestion de nomenclatures
    12.Conserver les informations
    • Introduction : La conservation des données
    • Le stockage et la sauvegarde de données
    • L'archivage des données pour garder une valeur juridique
    13.Accueillir un visiteur
    • L'approche centrée sur la personne lors d'un accueil physique
    • L'accueil physique
    • L'importance d'un premier échange
    • Bien recevoir un visiteur
    • Personnaliser l'accueil
    • Chercher à améliorer son accueil client
    • Le champ lexical à utiliser avec un visiteur
    • La compréhension de la demande
    • Les techniques de communication
    • Les techniques de reformulation
    • L'accueil téléphonique
    • Comprendre et répondre en anglais : les fondamentaux
    • La posture professionnelle et éthique
    • La bientraitance
    • Désamorcer une situation conflictuelle
    • Le secret et la discrétion professionnels
    • Les plans d'urgence
    14.Transmettre des informations oralement
    • Introduction à l'importance de la prise de parole
    • Comprendre comment et quand parler
    • Parler sans être intimidé
    15.Planifier les activités de l'équipe
    • Introduction à la planification des éléments
    • L'ordonnancement des tâches
    • Comment planifier de manière optimale
    • Plannings et outils de planification
    • Construction d'un planning
    • Les méthodes de planification traditionnelles
    • Les méthodes de planification digitales
    • Découverte et utilisation du Calendrier Google
    • Découverte et utilisation du Calendrier Outlook
    • Découverte et utilisation du Calendrier Windows
    • Découverte et utilisation du Calendrier macOS
    • Les points de vigilance de la planification
    16.Optimiser et organiser les activités de l'équipe
    • Intro : L'importance de l'optimisation et la gestion du temps
    • La gestion du temps
    • Organiser les journées de ses managers
    • Comment organiser la prise de rendez-vous de manière manuelle
    • Comment organiser la prise de rendez-vous à l'aide d'une solution digitale
    17.S'organiser en équipe avec Trello
    • L'application Trello
    • Création du compte
    • Découverte de l'interface
    • Découvrir le contenu d'un projet
    • Les membres
    • Les équipes
    • Les tableaux
    • Les listes
    • Les cartes
    • Les checklists
    • Les utilitaires
    • Les Power-Ups
  • Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
    1.Gérer les achats
    • Introduction : l'importance de gérer ses achats
    • Le lexique de la gestion des achats
    • Connaître son portefeuille d'achat
    • Connaître et comprendre les budgétisations
    • Les principales nécessités d'achat en agence de communication
    • Optimiser ses commandes
    • Effectuer un contrôle des achats
    • Contrôler et maîtriser le risque
    • Comprendre les principes de rentabilité comptable
    • Comprendre les principes de rentabilité fiscale
    2.Gérer l'administration des ventes
    • Introduction : la gestion de l'administration des ventes
    • Le lexique de la gestion des ventes
    • Rédiger une proposition commerciale
    • Gérer et maîtriser un devis
    • Que contient une facture et comment la créer ?
    • Gérer et maîtriser une facture
    • Assister aux rendez-vous commerciaux
    • Les fondamentaux du droit commercial
    • Qu'est-ce qu'un CRM
    • Apprendre à utiliser un CRM
    • Utiliser le CRM pour gérer l'administration des ventes
    3.Répondre aux attentes des clients
    • Introduction à l'importance des clients
    • Bien comprendre les demandes d'un client
    • L'organisation de la prospection clientèle
    • La détection, analyse et suivi des appels d'offres
    • La communication avec des acteurs internes, avec les prospects, les clients et les pouvoirs adjudicateurs
    • Accueil, information et conseils
    • Communication pour développer la relation client
    • Comprendre à qui rediriger les différentes demandes spécifiques des clients.
    • Traiter les demandes des clients au téléphone
    • Traiter les demandes des clients par mail
    • Traiter les demandes des clients en présentiel
    • L'écoute active
    • La recherche de solution dans le respect des principes et procédures de l'entreprise
    • La validation de la solution proposée au client
    • Les informations inhérentes à la réclamation à consigner dans la fiche client
    4.Construire un tableau de gestion commerciale avec Microsoft Excel
    • Prise en main d'Excel
    • L'interface
    • Mise en forme
    • Copier-Coller
    • Formules
    • Gérer la feuille
    • Graphique
    • Tri Excel
    • Tableaux
    • Tableaux Croisés Dynamiques
    • Outils d'analyse
    • Collaboration
    5.Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité
    • La mise en oeuvre des tableaux de bord
    • La construction d'un tableau de bord opérationnel
    6.Gérer le volet administratif des collaborateur
    • L'organisation de la fonction RH
    • Les défis de la fonction RH
    • La mise en place et la communication des procédures RH
    • Le lexique des ressources humaines
    • Suivi des formalités et procédures d'embauche et de départ
    • Organisation et suivi des dossiers du personnel
    • Gestion du temps de travail, des absences et des congés
    • Produire des DPAE
    • Produire des Soldes de tout compte
    • Suivre la gestion des DSN et des paies
    • Mettre en place des solutions permettant de suivre les deadlines liées à la médecine du travail
    • Réaliser un document de suivi de mission
    • Organiser les entretiens de fin d'année
    • Favoriser l'expérience collaborateur

 

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Se préparer pour le monde réel

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Excellence académique & digitale

Cours écrits et vidéos, à la demande et en direct Plateforme de formation accessible 24h/24 et 7j/7 en ligne et sur app iOS/Android

Modalités

  • Conditions d'admission

    Pour entrer en formation préparant au Titre visé, le candidat doit :

    • Être âgé(e) de 18 ans ou plus au 31 décembre de l'année de l'examen

    ET

    • Etre titulaire d'un diplôme ou d'un Titre de niveau 3 (CAP, BEP) ou avoir un niveau scolaire de classe de seconde

    OU

    • Justifier d’une expérience professionnelle d'un an minimum dans le secteur d’activité visé par le titre

     

    Pour toute autre situation, contactez un conseiller en formation qui étudiera votre profil pour étudier votre admissibilité.

  • Expérience professionnelle et stage

    Dans le cadre de votre formation, le stage n'est pas obligatoire. 

    Toutefois, toute expérience professionnelle, passée ou en cours, ou réalisation de stage, vous permet de développer vos compétences et de vous immerger dans le milieu que vous rejoindrez prochainement.

    Cela reste un atout pour l'obtention de votre Titre/Diplôme.

    Studi vous fournira une convention de stage sur demande.

  • Examen
    Mois d'examen : Janvier/FévrierMars/AvrilJuin/JuilletSeptembre/OctobreNovembre/Décembre
    Lieu : "En présentiel (Paris, Montpellier, Bordeaux ou Lyon au choix)"

    Pour obtenir le Titre, le candidat sera évalué selon les modalités suivantes :

    • Les résultats des évaluations réalisées pendant le parcours de formation
    • La réalisation d'un dossier professionnel 
    • Une mise en situation professionnelle écrite (4h)
    • Une mise en situation professionnelle orale (10mn + 10mn de préparation)
    • Un entretien technique (25mn)
    • Un entretien avec le jury (15 min)
  • Certification
    Certification : Titre Professionnel “Secrétaire assistant” niveau 4, enregistré au RNCP par arrêté du 27/10/2017 publié au Journal Officiel du 05/12/2017
    Certificateur : Ministère du Travail
  • Validation par bloc de compétence

    La certification professionnelle est composée de plusieurs blocs de compétences à acquérir pour l'obtention de la certification professionnelle. 

    Il est possible de valider un ou plusieurs des blocs de compétences. Chaque bloc peut être acquis individuellement.

    La fiche RNCP accessible depuis chaque fiche formation en précise les modalités d'obtention.

    Pour toute question concernant les blocs de compétence, contactez votre conseiller en formation.

    Un bloc de compétence n'a pas de durée de validité, il est acquis à vie. 

  • Equivalences et passerelles

    Il n'existe pas d'équivalences ou de passerelles pour ce Titre professionnel.

  • Poursuite d'études

    Après avoir obtenu le TP - Secrétaire assistant, il est possible de :
    - Soit intégrer directement le marché du travail
    - Soit poursuivre vers un BTS Gestion de la PME, ou un BTS Support Action Managériale (SAM) ou un Graduate Office Manager (TP - Assistant de direction).

    Cette liste n’est pas exhaustive. Il existe d’autres poursuites possibles.

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