Le métier de Assistant de direction

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Le bras droit de la direction

L’assistant ou l’assistante de direction, également appelé attaché de direction ou secrétaire de direction, a pour mission d’épauler un ou plusieurs directeurs ou responsables de service de l’entreprise.

Les missions au sein de l’assistanat de direction sont très variées et dépendent essentiellement de la structure de l’entreprise. L’assistant de direction est le bras droit du directeur ; il facilite certaines tâches liées à l’organisation, notamment en s’occupant de son agenda et emploi du temps pour les prises de rendez-vous, les différentes réunions et les déplacements.

Il rédige également les comptes-rendus de réunions, et peut être amené à effectuer d’autres missions complémentaires comme réaliser des reportings ou gérer l’accueil des visiteurs (fournisseurs et clients).

L'assistant de direction est la personne de confiance qui seconde le directeur pour lui faire gagner du temps dans ses tâches administratives.

Par ailleurs, il s’occupe de son courrier, prépare sa correspondance et rassemble les informations nécessaires à la prise de décision.

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Quelle formation pour devenir assistant de direction ?

Le métier d’assistant de direction est accessible avec un niveau bac + 2 au minimum. Une licence en management des organisations offre encore plus de chances d’accéder à la fonction.

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Diplôme d'Etat

Portrait type de l'assistant de direction

Il trouve du travail facilement avec un bac + 2.

Il a un caractère organisé, rigoureux et discret.

Il travaille dans le secteur privé ou public, dans un bureau, en zone urbaine, en France ou à l’international, et avec des horaires en journée ou en soirée en fonction de l’activité.

Salarié d’une entreprise, il gagne entre 2 000 € et 3 700 € bruts par mois selon son diplôme, son expérience et sa situation géographique.

Qui recrute des assistants de direction ?

  • Grandes entreprises

    Les principales missions d’une assistante de direction au sein d’une grande structure sont la gestion de planning, l’accueil, le suivi et traitement du courrier, l’organisation des déplacements, la préparation des réunions, etc.

    Avec de l’ancienneté, il peut endosser des responsabilités plus importantes. En effet, L'assistant de direction peut établir et gérer les budgets et s’occuper du traitement des dossiers comptables.

  • Petites et moyennes entreprises

    Lorsqu’il exerce au sein d’une PME ou PMI (petites et moyennes industries), l’assistant de direction filtre les appels téléphoniques, traite le courrier, organise l’emploi du temps, etc. Ses missions sont davantage administratives puisqu’il organise les rendez-vous, les déplacements et les réunions dont il doit ensuite rédiger les comptes-rendus.

Quelles sont les conditions de travail de l'assistant de direction ?

  • Environnement de travail de l'assistant de direction

    L’assistant ou l’assistante de direction exerce dans tous types d’entreprise, de secteurs d’activité variés.

    L’assistanat de direction s’effectue essentiellement dans un bureau, avec un ordinateur et un téléphone. Toutefois, l’assistant de direction doit également se déplacer au sein des différents services de l'entreprise ou accompagner son responsable en déplacement.

    Il doit maîtriser les outils bureautiques, avoir des connaissances en ressources humaines et en droit, et enfin il doit avoir une expression orale et écrite irréprochable.

    La maîtrise de l’anglais est de plus en plus indispensable, surtout lorsqu’il travaille dans une multinationale, et la connaissance d’une autre langue étrangère est parfois nécessaire.

    Enfin, il doit avoir des capacités d’adaptation et une bonne résistance au stress.

  • Cadre hiérarchique

    L’assistante de direction exerce sous la responsabilité du directeur général d’une entreprise ou du responsable de direction commerciale.

  • Horaires et saisonnalité

    Les métiers de l’assistanat de direction ont des horaires généralement étendus. En effet, les assistants de direction adaptent souvent leur emploi du temps aux impératifs de leur supérieur hiérarchique.

Salaire de l'assistant de direction

Le salaire de l’assistant de direction dépend essentiellement de son diplôme, de son expérience, et de sa zone géographique. On observe des rémunérations plus importantes en région parisienne que sur le reste du territoire.

  • 2000

    bruts mensuels
    en début de carrière

  • 3700

    bruts mensuels
    avec de l'expérience

Quel est le profil de l'assistant de direction ?

Qualités majeures

Polyvalence, organisation, discrétion, réactivité et adaptabilité sont des compétences essentielles pour devenir assistant de direction.

Le métier d’assistanat de direction exige la maîtrise du pack Office, un très bon niveau d’anglais et de français, à l’écrit comme à l’oral. En effet, l’assistant de direction doit avoir un sens aigu de l’organisation, être rigoureux et discret afin de ne pas révéler la confidentialité de certains dossiers.

Une bonne connaissance des outils collaboratifs (planning partagé, réseau d’entreprise) et des techniques de secrétariat (prise de note, archivage) sont indispensables dans l’exercice de ses fonctions.

Il doit être à l’aise au téléphone, avoir le goût des chiffres, de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles et aimer le travail en équipe.

Enfin, la maîtrise d'une troisième langue (voire d'une quatrième) est souvent requise afin de pouvoir exercer le métier.

Expérience

Une assistante de direction expérimentée aura des missions plus complexes et plus de responsabilités au sein de la structure qui l’emploie, et percevra ainsi une meilleure rémunération.

  • 4 /5

    Relationnel

  • 3 /5

    Indépendance

  • 4 /5

    Réflexion

  • 3 /5

    Technique

  • 4 /5

    Action

Evolution professionnelle

L’assistant de direction expérimenté peut choisir de se spécialiser dans un domaine tel que les ressources humaines, le juridique, l’export, la comptabilité, le commerce, etc.

Spécialisations du métier d'assistant de direction

  • Assistant de direction commercial

    L'assistant de direction commercial a un rôle d'interface entre les clients, la structure et les commerciaux. Il effectue le traitement et le suivi commercial et administratif des commandes et des clients.

    Ses missions :

    • Collecter, consolider et analyser les informations liées à l'activité du service commercial.
    • Participer aux études et aux analyses comparatives des différents segments du marché et proposer des axes d'amélioration.
    • Participer à l'organisation des rendez-vous du directeur commercial groupe et du service.
    • Apporter un support logistique et administratif aux équipes commerciales : suivi du budget, tableaux de bord du service, rédaction de courriers, présentation pour les réunions, compte-rendu de réunion en français et en anglais.
  • Assistant de direction marketing

    L’assistant de direction marketing épaule et gère différentes tâches du service marketing d’une entreprise. Il assure le suivi de l'offre de produits ou services, établit des analyses statistiques et crée des supports commerciaux.

    Ses missions :

    • Assister la direction du marketing afin d’optimiser la gestion des activités.
    • Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service marketing.
    • Prendre en charge le suivi complet de dossiers, d’événements spécifiques.
    • Coordonner les opérations marketing d’un site internet et sur les réseaux sociaux.
  • Assistant de direction juridique

    L'assistant de direction juridique assure les tâches de secrétariat pour un employeur du milieu juridique tel qu’un cabinet d'avocat, un notaire, une équipe de juriste d'entreprise ou encore un huissier.

    Ses missions :

    • Préparer et coordonner les réponses aux appels d’offres sur les plans administratifs, sociaux et environnementaux.
    • Assurer la mise à jour de la documentation et des sites de référence.
    • Assurer un suivi annuel de la vie juridique pour le cabinet ou l’entreprise : préparer et assurer le suivi des AG annuelles, rédiger les rapports de gestion, procès-verbaux, affectation du résultats, convocations, etc.
    • Accueillir la clientèle et recevoir les appels téléphoniques.
    • Gérer les agendas.
    • Assurer la facturation et le suivi de la facturation (relances clients…).
    • Saisir la correspondance et les actes juridiques.
    • Préparer les dossiers.
  • Assistant de direction des ressources humaines

    L’assistant de direction des ressources humaines occupe un poste administratif dans le service des RH. Il est chargé de développer les ressources humaines au sein de l’entreprise, et gère également administrativement l’ensemble du personnel d’une entreprise.

    Ses missions :

    • Suivre l'agenda social : organisation des réunions avec les instances représentatives du personnel, gestion documentaire, dépôt des accords.
    • Assurer la gestion administrative du personnel : rédaction des contrats de travail, intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des absences.
    • Gérer, suivre et mettre à jour les agendas des directeurs.
    • Assurer le secrétariat courant : courriers, organisation de déplacements, archivage, emails etc.
    • Préparer les présentations (PowerPoint, Excel, Word).
    • Effectuer le suivi budgétaire des notes de frais et des congés.
    • Gérer le courrier des services, les envois de plis/colis.
    • Préparer et suivre les documents pour signature.