Le métier de Assistant de gestion

Collaborateur administratif indispensable d’une PME ou d’une TPE

Bras droit du chef d'entreprise ou d'un directeur de service, l'assistant de gestion a un métier polyvalent : il est à la fois assistant de direction, commercial et comptable.

Il assure la circulation de l’information, en interne et en externe. Il effectue un travail de secrétariat avec la gestion du courrier, l’accueil physique et téléphonique, les prises de rendez-vous, mais également un travail de comptabilité, avec l’édition des bulletins de salaire et la préparation des déclarations TVA. Par ailleurs, son rôle a une dimension commerciale, puisqu’il s’occupe de la prospection de nouveaux clients, des actions de promotion relatives aux produits ou services de l’entreprise et des relances fournisseurs.

L’assistant de gestion organise les réunions et rédige les comptes-rendus. Il gère également les agendas de ses collaborateurs et organise les rendez-vous pour les commerciaux ou autres collaborateurs. Il peut aussi être amené à gérer les absences et les congés de l’entreprise.

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Portrait type de l'assistant de gestion

Il trouve du travail facilement avec un bac + 2.

Il a un caractère communicant, polyvalent et responsable.

Il travaille dans le secteur privé ou public, dans un bureau, en zone urbaine, en France ou à l’international, et avec des horaires en journée.

Salarié d’une entreprise, il gagne entre 1 800 € et 2 500 € bruts par mois selon son diplôme, son expérience et sa situation géographique.

Qui recrute des assistants de gestion ?

  • TPE

    Au sein d’une TPE, l’assistant de gestion est le véritable bras droit du patron, présent sur tous les fronts. Ses missions couvrent tous les aspects de la gestion d’entreprise, allant de la comptabilité au positionnement commercial de la société. Au cours d’une même journée, il peut revêtir tour à tour la casquette d’assistant de direction, de comptable, de commercial ou encore d’assistant en ressources humaines.

    Les journées de l’assistant de gestion se suivent mais ne se ressemblent pas : il traite le courrier, édite les bulletins de salaires, suit les éventuels impayés, tient à jour la comptabilité et contacte les clients.

  • PME et PMI

    L’assistant de gestion en PME/PMI peut se spécialiser dans l'un de ses domaines de prédilection. Il est alors rattaché à un département de l’entreprise : commercial, financier, administratif, ressources humaines, production, etc.

Quelles sont les conditions de travail de l'assistant de gestion ?

  • Environnement de travail de l'assistant de gestion

    L’assistant ou l’assistante de gestion travaille en TPE comme en PME-PMI et tous les secteurs d'activité sont susceptibles de le recruter.

    Dans l’exercice de ses fonctions, il travaille sur ordinateur la plupart du temps.

    Il doit maîtriser les outils de gestion, les outils informatiques et bureautiques. Par ailleurs, il doit connaître les techniques de secrétariat et avoir une bonne aisance relationnelle.

    Enfin, il doit être à l’aise avec les chiffres et le téléphone, et maîtriser l’anglais à l’écrit comme à l’oral.

  • Cadre hiérarchique

    L’assistant de gestion est en contact permanent avec le dirigeant de l’entreprise ou le directeur de service auquel il est rattaché.

  • Horaires et saisonnalité

    L’assistant ou l’assistante de gestion travaille sur des horaires de bureau en journée. Toutefois, les périodes de suractivité de l’entreprise ou du service vont avoir un retentissement direct sur son poste. La fonction est principalement sédentaire, mais l’assistant peut être amené à suivre le directeur lors de certains déplacements.

Salaire de l'assistant de gestion

Le salaire de l’assistant de gestion dépend de son diplôme, de son expérience, et de sa zone géographique. On observe des rémunérations plus importantes en région parisienne que sur le reste du territoire.

  • 1800

    bruts mensuels
    en début de carrière

  • 2500

    bruts mensuels
    avec de l'expérience

Quel est le profil de l'assistant de gestion ?

Qualités majeures

Polyvalence, flexibilité, réactivité et responsabilité sont des compétences essentielles pour devenir assistant ou assistante de gestion.

L’assistant de gestion doit connaître son entreprise sur le bout des doigts et être apte à travailler en autonomie. Par ailleurs, il doit faire preuve d'initiatives et être capable de s’adapter à toutes sortes de situations.

Enfin, il doit être rigoureux, organisé, et être à l'aise avec le contact humain.

L’anglais, la maîtrise de la suite Office et d’un logiciel de comptabilité sont des compétences très souvent requises pour accéder au poste d’assistant de gestion.

Expérience

Les premières expériences professionnelles d’un assistant de gestion sont primordiales parce qu’elles vont fortement orienter le profil et donc la carrière.

En effet, un assistant de gestion qui débute sur un poste d’assistant de gestion du service comptable aura plus de facilités à évoluer au sein des services comptables et financiers. S’il commence comme assistant de gestion polyvalent, il aura plus de facilité à rebondir sur des postes d’assistant de direction non spécialisés.

Les stages programmés lors de la formation ne sont pas à négliger, ils permettent d’acquérir une première expérience et orientent déjà la carrière.

  • 4 /5

    Relationnel

  • 3 /5

    Indépendance

  • 5 /5

    Réflexion

  • 4 /5

    Technique

  • 5 /5

    Action

Quelle formation pour devenir assistant de gestion ?

Le métier d’assistant de gestion est accessible avec un niveau bac + 2 en gestion d'entreprise.

Votre parcours de formation chez Studi

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Evolution professionnelle

L’assistant de gestion polyvalent peut se voir attribuer le poste de responsable des services généraux, ou administratifs. L’assistant de gestion spécialisé et rattaché à un directeur de service peut évoluer vers le poste de responsable de ce même service. Cette évolution peut se faire au sein de la même entreprise dans le cadre d’une promotion ou en changeant de société.

Spécialisations du métier d'assistant de gestion

  • Assistant de gestion administrative

    L’activité principale du poste d’assistant de gestion administrative consiste à gérer l’ensemble des flux administratifs d’une entreprise.

    Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif, les traite, les classe, les archive et les met à disposition du dirigeant.

    Ses missions :

    • Filtrer et transmettre le courrier, les appels téléphoniques.
    • Rédiger les ordres d'achats, gérer la facturation.
    • Suivre les commandes clients, gérer les litiges.
    • Gérer, organiser, vérifier et transmettre l'ensemble des informations et des documents nécessaires à de la gestion administrative.
    • Gérer le secrétariat général et la mise en forme des documents.
  • Assistant de gestion en comptabilité

    L'assistant de gestion en comptabilité prépare les éléments constitutifs des paies et de la facturation. Il effectue la saisie des factures, des titres et des mandats et procède au rapprochement bancaire.

    Ses missions :

    • Participer à la construction des documents budgétaires : budget initial, budgets rectificatifs.
    • Participer à la mise en œuvre du budget dans le progiciel de gestion de l’entreprise et aux affectations de crédits sur les centres de pilotage.
    • Suivre les opérations de clôture en lien avec l'agence comptable et la direction des systèmes d'information pour déterminer et analyser le résultat budgétaire de l'exercice.
    • Participer à la formalisation des procédures budgétaires et à leur simplification et sécurisation dans le cadre du contrôle interne budgétaire.
    • Préparer la paie, les tâches et les composants de la facture.
    • Établir les factures, les garanties.
    • Effectuer le suivi de la trésorerie et la vérification de sa fiabilité.
    • Définir et mettre en œuvre les lois fiscales statutaires et les déclarations sociales.
    • Configurer le système de traitement des données comptables (taux de cotisation sociale, etc.)
    • Vérifier et enregistrer les reçus de la société : factures, rappels, saisie des paiements des clients, etc.
  • Assistant de gestion de production

    L’assistant de gestion de production accompagne le gestionnaire dans l’organisation et le suivi de la production. Il est en charge du lancement des ordres de fabrication, de la saisie des journaux de production et de bons de travail.

    Ses missions :

    • Préparer les dossiers d’expédition des commandes aux clients en respectant la réglementation du pays destinataire et les spécificités clients : impression des étiquettes, édition des BL, etc.
    • Préparer la facturation client et la saisie dans le système de gestion informatique.
    • Générer les documents qualité pour assurer la traçabilité des produits conformément aux procédures qualité et les archives.
    • Établir en fin de période les documents de suivi statistiques des expéditions et de la facturation.
    • Assurer le classement de l’ensemble des documents.
    • Participer à la gestion administrative des activités de production et à leur traçabilité.
    • Préparer les dossiers de fabrication.
  • Assistant de gestion commerciale

    L'assistant de gestion commerciale assure le suivi des clients et de leurs commandes en collaboration avec les commerciaux sur le terrain ainsi qu'avec la direction commerciale.

    Ses missions :

    • Assurer la gestion administrative des dossiers clients.
    • Recevoir les clients : accueil et information du public, présentation de nos produits, renseignements relatifs aux dispositifs de financement.
    • Rédiger les documents professionnels (conventions, procédures).
    • Organiser l'activité et la logistique : gestion des plannings, prise de RDV, gestion des salles.
    • Anticiper et gérer les situations problématiques.
    • Organiser les réunions, rédiger les comptes-rendus.
    • Participer au suivi chiffré de l'activité : reportings, extractions, bilan annuel.