Le métier de Secrétaire hospitalier / Secrétaire hospitalière

Le secrétaire hospitalier, nommé également secrétaire médical à l’hôpital ou secrétaire médical en milieu hospitalier, est généralement la première personne du personnel hospitalier que rencontrent les patients et les visiteurs.

Le professionnel les accueille et les renseigne sur les démarches administratives à accomplir. Il tient également le standard téléphonique de l’hôpital, gère les rendez-vous et s’il travaille aux urgences, alors il doit rassurer les patients et leurs familles, souvent stressés par la situation.

La secrétaire hospitalière constitue le dossier des patients afin d’assurer un suivi, et se charge du classement ainsi que de l’archivage. Soumise au secret professionnel, elle tient informée l’équipe soignante de la situation du malade en faisant preuve d’une grande discrétion autour des informations dont elle dispose.

Elle peut avoir à gérer la planification des activités et des interventions internes et externes. Elle rédige les ordonnances et le compte-rendu de l’hospitalisation, et oriente les patients vers les différents professionnels de santé de ville qui assureront la continuité des soins.

Enfin, elle travaille à faciliter la mise en place des soins et aides nécessaires au domicile du patient.

Découvrez le métier de secrétaire hospitalière, ses évolutions professionnelles et les formations Studi.

Dans la fonction publique hospitalière, les secrétaires hospitaliers peuvent évoluer selon une grille d’échelons bien définie, répartie en trois classes : normale, supérieure et exceptionnelle. Chaque classe comprend plusieurs niveaux, appelés échelons, qui déterminent la rémunération en fonction de l’ancienneté, du traitement indiciaire, du grade et du diplôme détenu.

Dès leur inscription au tableau d’avancement, les secrétaires débutent en classe normale. Après un an de travail effectif, il est possible d’accéder à l’échelon 2, puis de progresser progressivement selon les règles de gestion de carrière. Les évolutions passent également par des concours internes, des formations complémentaires ou la validation des acquis de l’expérience (VAE).

Ces évolutions ouvrent la voie à des fonctions telles que :

• Responsable de secrétariat médical en service hospitalier,
• Assistante de régulation médicale dans un centre d’appels urgents,
• Coordinatrice médico-administrative dans un cabinet médical ou un centre de soins,
• Ou encore formatrice dans des établissements de formation en enseignement supérieur.

Le secrétaire hospitalier peut par ailleurs se spécialiser dans un domaine médical précis (oncologie, pédiatrie, psychiatrie, chirurgie...), ou intégrer la gestion administrative de la santé en tant que référent de secteur, gestionnaire de dossier ou chargé de mission. Ces postes impliquent la gestion des outils numériques, la rédaction de comptes-rendus, la mise à jour des systèmes d’information médicale, et le respect du droit de la santé.

Les mobilités professionnelles sont possibles au sein du secteur public hospitalier, mais aussi vers le privé ou les organismes d’assurance maladie. Grâce à une expérience professionnelle solide et une bonne connaissance des systèmes hospitaliers, le secrétaire hospitalier peut accéder à des postes à responsabilités, renforcer ses compétences professionnelles et contribuer activement à l’amélioration des conditions d’accueil et de suivi des patients.

Situation du métier

Le métier de secrétaire hospitalier connaît une demande croissante dans les établissements de santé publics et privés. Face à l’augmentation du nombre de patients, au vieillissement de la population, à la diversification des prises en charge, et à la complexité accrue de la gestion administrative médicale, les hôpitaux peinent à recruter suffisamment de profils qualifiés.

Dans le secteur public, les postes sont accessibles par concours externe, généralement au niveau bac, dans le cadre d’un emploi de catégorie C. Malgré une forte offre d’emploi, le nombre de candidats reste insuffisant, en particulier dans certaines zones rurales, dans les services d’urgence, ou pour des postes à horaires décalés (nuit, week-end).

Selon les derniers avis de recrutement publiés, les secrétaires hospitaliers sont particulièrement recherchés pour :

• renforcer les services hospitaliers en tension (urgences, chirurgie, maternité, oncologie) ;
• assurer la continuité administrative des soins ;
• améliorer la qualité de l’accueil et la transmission des informations médicales.

Dans le secteur privé, les opportunités existent également dans les cliniques, cabinets médicaux, ou centres médico-sociaux, avec des contrats en CDD, CDI ou temps partiel. La polyvalence, la maîtrise des outils numériques, la connaissance du codage médical et du droit de la santé sont devenus des critères de sélection incontournables.

En résumé, le métier est aujourd’hui en pleine transformation, avec un fort potentiel d’emploi, mais une professionnalisation de plus en plus exigeante, qui requiert des compétences techniques, relationnelles et une adaptabilité constante face aux évolutions du système de santé.

💡 Bon à savoir : dans l’exercice de ses missions principales, le secrétaire hospitalier utilise différents outils informatiques : logiciels de gestion de dossier patient, systèmes de codage médical, solutions de régulation interne, et plateformes de prise de rendez-vous. Il doit par ailleurs classer des documents administratifs, renseigner les données médicales, suivre l’agenda du service, et assurer l’organisation des plannings des professionnels de santé.

Le secteur de la santé et du social

Le secteur de la santé et du social est l’un des plus stratégiques et dynamiques en France. Il regroupe un vaste ensemble de fonctions médicales, sociales et administratives, qui répondent à des besoins croissants liés à l’allongement de la durée de vie, à l’évolution des pathologies chroniques, à la demande de soins de proximité, et à l’accompagnement des personnes vulnérables.

Les établissements publics comme les centres hospitaliers, cliniques, EHPAD, structures médico-sociales, et cabinets médicaux font face à un besoin structurel en agents qualifiés, notamment dans les fonctions administratives. 

👉 Les évolutions du système de santé publique (digitalisation des outils, dématérialisation des documents, réforme de l’hôpital) renforcent la place des métiers de soutien administratif, où l’on attend rigueur, professionnalisme, maîtrise des logiciels de gestion hospitalière, et bonne connaissance des droits des patients.

Vous l'avez compris : ce secteur offre de nombreuses voies d’évolution, à condition de justifier de ses compétences professionnelles, de suivre une formation continue, et de s’adapter à un environnement complexe, en lien avec les corps médicaux et sociaux. Les agents titulaires de la fonction publique hospitalière bénéficient de droits statutaires solides, d’un traitement régulier, d’un cadre de travail protégé, et de possibilités d’avancement au sein des différentes branches médico-sociales.