Pré-Graduate Assistant communication

Programme Pré-Graduate Assistant communication

• Comprendre les enjeux de la communication
  1.Découverte des métiers d'une agence de communication

  • Introduction : Les métiers présents en agence
  • Le métier d'illustrateur print
  • Le métier d'illustrateur digital
  • Le chargé de Social et Digital Media
  • Le métier de Relation Presse et Influenceur
  • Le métier de Motion Designer
  • Le métier de Product Owner
  • Les stratégies de marques
  • Le Chef de projet en Communication

  2.Valoriser l'image et la réputation de l'entreprise

  • Les fondamentaux de la communication
  • Connaître l'entreprise, sa culture, ses produits, son environnement socio-économique et concurrentiel
  • Comprendre le quotidien des experts en communication

  3.Adapter la forme de communication aux champs d'intervention

  • Les médias : caractéristiques de la presse
  • Les médias : caractéristiques de la TV et de la radio
  • Les médias : caractéristiques du cinéma et de l'affichage
  • Les médias : caractéristiques des NTIC
  • Le hors média : Événementiel, foires et salons
  • Le hors média : Mécénat et parrainage
  • La promotion des ventes
  • Les Relations Publiques
  • Application - Adapter la forme de communication aux champs d'intervention
• Assister une équipe opérationnelle
  1.S'approprier un environnement d'entreprise

  • Les valeurs et la culture de l'entreprise
  • L'importance du collaboratif
  • L'organigramme de l'équipe : intitulés, rôles, fonctions et missions
  • Enjeux, fonctions et caractéristiques des écrits dans l’entreprise

  2.Produire des écrits professionnels

  • Les bonnes pratiques des écrits pro
  • Les normes typographiques
  • Les écrits interactifs : rédiger une lettre, un mail
  • La rédaction d'un rapport
  • Le compte rendu
  • La rédaction d'un compte rendu de kickoff
  • Les écrits informatifs : la note de synthèse
  • Les écrits informatifs : la note de service
  • Les logiques de structuration des écrits professionnels
  • Les différents registres de langue
  • La lecture rapide et efficace
  • La prise de notes manuelle
  • La prise de notes digitale
  • Les stratégies d’amélioration pour le traitement des textes
  • Les règles orthographiques, grammaticales, lexicales et de conjugaison
  • Les stratégies rédactionnelles et argumentatives
  • Application - Produire des écrits professionnels

  3.Rédiger un compte rendu de réunion en agence de communication

  • Introduction : Les différentes réunions en agence de communication
  • La rédaction d'un compte rendu de prestation graphique
  • La rédaction d'un compte rendu de prestation de communication
  • La rédaction d'un Procès verbal de livraison de projet

  4.Traiter et gérer des mails

  • Introduction à l'importance de gérer des mails
  • Les différents types de mails à rédiger
  • Les bonnes pratiques en rédaction de mail
  • L'importance des tournures de phrases dans une communication
  • Les bonnes techniques de rédaction de mail
  • Les mails formels
  • Les mails informels
  • L'organisation des mails reçus
  • Le traitement des mails reçus

  5.Rédiger un contrat de prestation de service

  • Introduction aux contrats de prestation de service
  • Quelles sont les différentes clauses d'un contrat de service ?
  • Comment rédiger un contrat de prestation de service ?
  • Les différentes méthodes d'envoi d'un contrat de prestation de service
  • Présentation de Docusign

  6.Editer une Facture

  • Introduction aux factures
  • Les différentes normes à respecter pour une facture
  • Les notions HT et TTC lors des tarifications
  • La transmission d'une facture dans le respect des normes juridiques
  • Application - Editer une facture

  7.Identifier les informations à communiquer

  • Introduction: l'importance de la communication par écrit
  • L'identification des informations nécessaires à l'équipe
  • L'anticipation des besoins d'information
  • La création de questionnaires de recueil des besoins d'information
  • Les sources extérieures d'information
  • L'identification des sources autorisées et fiables
  • Les interlocuteurs externes sources d'information
  • Les différents types de ressources et leur codification
  • La terminologie inhérente à chaque type de ressources
  • L'optimisation de l'utilisation des différents types de ressources
  • Les logiques de relation entre les ressources documentaires de même type
  • La synthèse des informations
  • Se concentrer sur l'essentiel pour donner les bonnes informations au bon moment

  8.Traiter l'information

  • Le bon traitement de l'information
  • Les méthodologies des traitement de l'information
  • Les outils de gestion des mails
  • L'environnement Microsoft Outlook et l'environnement Gmail
  • Les fonctionnalités de Microsoft Outlook et Gmail
  • L'utilisation de la messagerie Gmail de Google
  • Application - Traiter l'information

  9.Construire un support de communication

  • Les logiques rédactionnelles de construction d'un support de communication
  • Les logiques visuelles de construction d'un support de communication
  • Les éléments définis par la Direction de la communication : la charte graphique
  • Mettre en place une stratégie pour comprendre quel est le meilleur support de communication

  10.Cartographier les acteurs et le circuit de l'information

  • Les acteurs internes du circuit de l'information
  • Les niveaux d'accès à l'information
  • Le circuit de l'information

  11.Diffuser l'information

  • La diffusion des informations
  • Les principes directeurs de la communication interne
  • L'environnement informatique de gestion de l'information
  • Les outils de diffusion de l'information
  • Les outils de partage et d'échange d'information dans l'entreprise
  • L'utilisation des outils de partage de l'information
  • Application - Diffuser l'information

  12.Tracer les informations

  • Introduction au suivi des informations
  • Diffuser de l'information - Interface graphique
  • Diffuser de l'information - Images et animation sous Powerpoint
  • Le RGPD
  • La qualité
  • Réglementation et déontologie
  • Gestion documentaire et sources d'information
  • Le suivi des documents
  • Le classement
  • Le traitement du courrier
  • Le suivi des mails
  • Mettre en place une politique de gestion de nomenclatures

  13.Conserver les informations

  • Introduction : La conservation des données
  • Le stockage et la sauvegarde de données
  • L'archivage des données pour garder une valeur juridique
  • Application - Assurer la traçabilité et la conservation des informations

  14.Accueillir un visiteur

  • L'approche centrée sur la personne lors d'un accueil physique
  • L'accueil physique
  • L'importance d'un premier échange
  • Bien recevoir un visiteur
  • Personnaliser l'accueil
  • Chercher à améliorer son accueil client
  • Le champ lexical à utiliser avec un visiteur
  • La compréhension de la demande
  • Les techniques de communication
  • Les techniques de reformulation
  • L'accueil téléphonique
  • Comprendre et répondre en anglais : les fondamentaux
  • La posture professionnelle et éthique
  • La bientraitance
  • Désamorcer une situation conflictuelle
  • Le secret et la discrétion professionnels
  • Les plans d'urgence

  15.Transmettre des informations oralement

  • Introduction à l'importance de la prise de parole
  • Comprendre comment et quand parler
  • Parler sans être intimidé
  • Application - Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement

  16.Planifier les activités de l'équipe

  • Introduction à la planification des éléments
  • L'ordonnancement des tâches
  • Comment planifier de manière optimale
  • Plannings et outils de planification
  • Construction d'un planning
  • Les méthodes de planification traditionnelles
  • Les méthodes de planification digitales
  • Découverte et utilisation du Calendrier Google
  • Découverte et utilisation du Calendrier Outlook
  • Découverte et utilisation du Calendrier Windows
  • Découverte et utilisation du Calendrier macOS
  • Les points de vigilance de la planification
  • Organisation des déplacements professionnels
  • Application - Organiser des déplacements professionnels

  17.Optimiser et organiser les activités de l'équipe

  • Intro : L'importance de l'optimisation et la gestion du temps
  • La gestion du temps
  • Organiser les journées de ses managers
  • Comment organiser la prise de rendez-vous de manière manuelle
  • Comment organiser la prise de rendez-vous à l'aide d'une solution digitale
  • Application - Planifier et organiser les activités de l'équipe

  18.S'organiser en équipe avec Trello

  • Découverte des offres Trello
  • Créer un compte Trello
  • Configurer un espace de travail
  • Contenu d'un projet Trello
  • Les niveaux de visibilité d'un tableau
  • Inviter un membre à un tableau
  • Ajouter un membre à une carte
  • Gérer les membres d'un espace de travail
  • Paramétrer un tableau
  • Gérer les listes
  • Les actions de la carte
  • Créer une checklist
  • Suivre l'avancement d'une checklist
  • Découvrir les Power-ups
  • Utiliser un Power-up : Google Drive

  19.Participer à l'élaboration du plan de communication

  • Les différents domaines de communication
  • L'analyse des besoins en communication
  • La problématique de communication
  • La stratégie de communication : le positionnement
  • La stratégie de communication : Les objectifs
  • La stratégie de communication : les cibles
  • La stratégie de communication : l'axe créatif
  • Les relations presse : les fondamentaux
  • La rédaction du dossier de presse
  • Le communiqué de presse
  • Le plan média

  20.Contribuer à la mise en œuvre des activités de communication

  • Maîtriser le langage technique de la communication pour échanger avec votre client
  • La gestion de projet
  • La rédaction d'un cahier des charges
  • Les documents commerciaux
  • Les acteurs et les ressources du projet
  • Comprendre quelle est la durée des différentes tâches en agence de communication
  • La construction du planning
  • Les différents documents techniques
  • Les techniques de rédaction et de mises en forme
  • Production d'un message
  • Trouver l’inspiration
  • Les besoins en image et imprimerie
• Traiter les opérations commerciales, Administratives et RH
  1.Gérer les achats

  • Introduction : l'importance de gérer ses achats
  • Le lexique de la gestion des achats
  • Connaître son portefeuille d'achat
  • Connaître et comprendre les budgétisations
  • Les principales nécessités d'achat en agence de communication
  • Optimiser ses commandes
  • Effectuer un contrôle des achats
  • Contrôler et maîtriser le risque
  • Comprendre les principes de rentabilité comptable
  • Comprendre les principes de rentabilité fiscale

  2.Gérer l'administration des ventes

  • Introduction : la gestion de l'administration des ventes
  • Le lexique de la gestion des ventes
  • Rédiger une proposition commerciale
  • Gérer et maîtriser un devis
  • Que contient une facture et comment la créer ?
  • Gérer et maîtriser une facture
  • Assister aux rendez-vous commerciaux
  • Les fondamentaux du droit commercial
  • Qu'est-ce qu'un CRM
  • Apprendre à utiliser un CRM
  • Utiliser le CRM pour gérer l'administration des ventes
  • Application - Assurer l'administration des achats et des ventes

  3.Répondre aux attentes des clients

  • Introduction à l'importance des clients
  • Bien comprendre les demandes d'un client
  • L'organisation de la prospection clientèle
  • La détection, analyse et suivi des appels d'offres
  • La communication avec des acteurs internes, avec les prospects, les clients et lespouvoirs adjudicateurs
  • Accueil, information et conseils
  • Communication pour développer la relation client
  • Comprendre à qui rediriger les différentes demandes spécifiques des clients.
  • Traiter les demandes des clients au téléphone
  • Traiter les demandes des clients par mail
  • Traiter les demandes des clients en présentiel
  • L'écoute active
  • La recherche de solution dans le respect des principes et procédures de l'entreprise
  • La validation de la solution proposée au client
  • Les informations inhérentes à la réclamation à consigner dans la fiche client
  • Application - Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes

  4.Construire un tableau de gestion commerciale avec Microsoft Excel

  • Généralités sur l’environnement Excel 
  • Gestion de la mise en page
  • Calculs
  • Les formules de bases
  • Mise en forme des cellules
  • Utilisation des outils de tris et de filtres
  • Les objets graphiques simples
  • Exercices d'application Niveau Débutant
  • Navigation dans l'environnement et collages spéciaux
  • Options d’enregistrement et d’impression
  • Formules fréquentes
  • Méthodes de calculs 
  • Amélioration de la mise en forme et révision des cellules
  • Création de tableau, gestion des images et objets graphiques
  • Mise en forme des graphiques
  • Lecture d'un tableau croisé dynamique
  • Utilisation des outils de tri et d'analyse
  • Exercices d'application Niveau Opérationnel

  5.Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité

  • La mise en oeuvre des tableaux de bord
  • La construction d'un tableau de bord opérationnel

  6.Gestion commerciale - Sage Ligne 100

  • Présentation et installation
  • Personnalisation du logiciel
  • Création de la société
  • Création et paramétrages des collaborateurs
  • Paramètres comptables
  • Banque et modèles de règlement
  • Création des comptes tiers
  • Mise en place et paramétrage de la structure des articles
  • Création et gestion des stocks
  • Documents des stocks et options approfondies
  • Documents des ventes
  • Documents des achats
  • Règlements clients & fournisseurs
  • Gestion des comptes
  • Générer les éditions
  • Comptabilité & Inventaire

  7.Gérer le volet administratif des collaborateurs

  • L'organisation de la fonction RH
  • Les défis de la fonction RH
  • La mise en place et la communication des procédures RH
  • Le lexique des ressources humaines
  • Suivi des formalités et procédures d'embauche et de départ
  • Organisation et suivi des dossiers du personnel
  • Gestion du temps de travail, des absences et des congés
  • Produire des DPAE
  • Produire des Soldes de tout compte
  • Suivre la gestion des DSN et des paies
  • Mettre en place des solutions permettant de suivre les deadline liées à la médecine du travail
  • Réaliser un document de suivi de mission
  • Organiser les entretiens de fin d'année
  • Favoriser l'expérience collaborateur
  • Application - Assurer le suivi administratif courant du personnel

  8.Suivre le business de son agence de communication

  • Introduction : l'importance des métriques dans une agence de communication
  • Savoir exploiter des données statistiques
  • Le tableau de P&L
  • Créer un Tableau de P&L sur Excel
  • Les solutions digitales pour faire un P&L
  • Les tableaux de prospection
  • Créer un tableau de prospection sur Excel
  • Les solutions digitales permettant de gérer sa prospection
  • Découverte de PipeDrive
  • Utilisation de PipeDrive
  • Actualiser les tableaux de prospection
  • Les tableaux de ventes des commerciaux
  • Créer un tableau de performances sur Excel
  • Les solutions permettant de gérer les performances de ses commerciaux
  • Utiliser PipeDrive pour vérifier la performance des équipes commerciales
  • Créer un tableau de rentabilité sur Excel
  • Les solutions digitales permettant de gérer la rentabilité
  • Mettre à jour les tableaux de rentabilité

  9.Assurer le suivi des actions de communication

  • La performance et l'évaluation de la prestation
  • La mesure des actions de communication
  • L'évaluation des actions de communication
  • La mise en place d'un tableau de bord et le suivi des KPI
• S'initier aux outils utilisés en agence de communication
  1.Comprendre les outils utilisés en agence de communication

  • Présentation de HubSpot
  • Les outils bureautiques
  • Produire un contenu multimédia complexe
  • Créer et personnaliser un site Wordpress

  2.Bureautique - Word

  • Utilisation des documents Word
  • Connaissance de l’environnement Word
  • Mise en forme du texte
  • Mise en forme d’un paragraphe
  • Mise en forme d'une image
  • Saisie et modification du texte
  • Recherche dans un document
  • Les outils de gestion des visuels
  • Insertion d'objets
  • Mise en forme des objets
  • Quiz niveau Initial - Basique
  • Navigation dans Word
  • Les options d'affichage
  • Mise en page d’un document
  • Mise en forme des paragraphes
  • Révision et édition d’un document
  • Référencement d’un document
  • Présentation d’un tableau
  • Gestion des objets graphiques
  • Quiz niveau Opérationnel

  3.Bureautique - Powerpoint

  • Environnement PowerPoint
  • Présentation PowerPoint
  • Espaces réservés
  • Les bases de la mise en forme du texte
  • Tableaux
  • Objets graphiques
  • Options de thèmes
  • Quiz Niveau Initial-Basique
  • Navigation
  • Options d’enregistrement et d’impression des documents
  • Options du diaporama
  • Mise en forme du texte
  • Recherche et révision de texte
  • Mise en forme des tableaux
  • Objets graphiques et animations simples
  • Personnalisation des objets graphiques
  • Options de thèmes supplémentaires
  • Quiz Niveau Opérationnel

  4.Infographie - InDesign

  • Interface et espace de travail
  • Initiation aux fondamentaux
  • Les bases de la gestion de textes
  • Les bases du travail d'image
  • Les bases de l'impression et automatisation
  • Exercice d'application Niveau 1&2

  5.Infographie - Photoshop

  • Connaissance de l’interface
  • Fondamentaux
  • Les bases de la géométrie de l'image
  • Initiation à la correction d'image
  • Les bases du photomontage
  • Les options de sélections simples
  • Détourage et masques : les premiers pas
  • Choix des outils et nuances
  • Les types de filtres
  • Les options calques
  • Exercice d'application Niveau 1&2

  6.Infographie - Illustrator

  • L'interface
  • Les fondamentaux
  • Le travail sur objet
  • Les fonctions spécifiques de base
  • Le béaba de la production
  • Exercice d'application Niveau 1&2