Le métier de Secrétaire polyvalent
Facilite les tâches liées à l’organisation de l’entreprise
Le secrétaire polyvalent, nommé aussi assistant polyvalent, a un rôle de liaison entre l’entreprise et ses tiers : partenaires, clients, fournisseurs.
L’ampleur de la responsabilité du secrétaire polyvalent dépend essentiellement de l’envergure de l’entreprise pour laquelle il travaille. Bien souvent, il passe les commandes auprès des fournisseurs, gère les paiements, émet des devis et factures pour les clients. Par ailleurs, dans certaines entreprises, il peut s’occuper également des tâches de relance des impayés.
En effet, dans certaines structures, le secrétaire polyvalent peut gérer des missions relevant de la comptabilité : suivi de toutes les transactions comptables effectuées, du bon approvisionnement de la trésorerie et du recouvrement des factures.
Enfin, il organise les réunions de sa hiérarchie, effectue les comptes-rendus et synthèses, gère l’administratif et l’agenda : rendez-vous clients, déjeuners d’affaires, déplacements professionnels.
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Portrait type du secrétaire polyvalent
Il trouve facilement du travail avec un diplôme de niveau bac + 2.
Il a un caractère organisé, communicant, réactif et ordonné.
Il travaille dans le secteur privé ou public, dans un bureau, en zone urbaine, rurale ou à l’international, et avec des horaires en journée.
Salarié d’une entreprise, il gagne entre 1 400 € et 1 800 € bruts par mois selon son diplôme, son expérience et sa zone géographique.
Qui recrute des secrétaires polyvalents ?
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Petites et moyennes entreprises
La secrétaire polyvalente travaille dans des entreprises de toutes tailles et de tous types de secteurs d’activité, aussi bien dans le privé que dans le public : assurance, BTP, armée, immobilier, finance, santé, service à la personne, industrie, etc. Lorsqu’elle travaille au sein d’une petite structure, elle est le principal intermédiaire entre l’entreprise et les tiers.
Elle est souvent chargée de créer et émettre des devis pour les clients, ou encore de passer les commandes auprès des fournisseurs et autres prestataires. Dans certaines entreprises, les tâches de relance des impayés et le recouvrement lui incombent également.
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Grandes entreprises
En travaillant dans une grande entreprise, le secrétaire polyvalent se charge de la rédaction des e-mails, du classement des correspondances et de la gestion du courrier.
Il s’occupe également des mises à jour des dossiers clients et fournisseurs. Il assure le traitement administratif et la facturation : suivi des commandes, relances, enregistrement des données, rédaction des comptes-rendus…
Une question
sur un métier, une formation ?
Quelles sont les conditions de travail du secrétaire polyvalent ?
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Environnement de travail de la secrétaire polyvalente
Le secrétaire polyvalent travaille dans tous types d’entreprises et de secteurs d’activité, dans le privé et le public.
Il partage son temps entre le travail sur ordinateur, le téléphone et le traitement de dossiers. Sa position assise et ses séances prolongées devant un écran d’ordinateur peuvent être éprouvantes physiquement.
Enfin, il maîtrise les outils bureautiques et dispose de grandes qualités rédactionnelles et de synthèse. Sa présentation est impeccable.
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Cadre hiérarchique
L’assistant polyvalent travaille sous l’autorité d’un directeur ou d’un responsable d’équipe. Il peut travailler sous la responsabilité du directeur général de l’entreprise.
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Horaires et saisonnalité
L’assistante polyvalente travaille sur des horaires de bureau en journée. Elle peut avoir des horaires étendus en fonction de l’activité.
Salaire du secrétaire polyvalent
Le salaire du secrétaire polyvalent varie selon son expérience, la taille et le secteur d’activité de l'entreprise dans laquelle il travaille. Il y a souvent de grandes disparités sur le marché. Par ailleurs, on observe habituellement des salaires plus élevés en région parisienne que sur le reste du territoire.
Quel est le profil du secrétaire polyvalent ?
Qualités majeures
Méthode, organisation, rigueur, réactivité et bonne présentation sont des qualités indispensables pour exercer le métier de secrétaire polyvalent.
L’assistant polyvalent doit avoir une bonne présentation et une élocution impeccable. Il est le premier interlocuteur des clients, partenaires et fournisseurs. Il doit être discret et autonome.
Il a un certain goût pour les chiffres, sait effectuer un devis et une facture et connaît les techniques du secrétariat.
Enfin, l’assistant polyvalent a d’excellentes qualités relationnelles, il est à l’aise au téléphone, aimable et courtois pour renseigner et diriger au mieux ses interlocuteurs.
Expérience
Les jeunes diplômés peuvent devenir secrétaire polyvalent en poste fixe après avoir effectué quelques expériences en intérim et en CDD.
Quelle formation pour devenir secrétaire polyvalent ?
On peut devenir secrétaire polyvalent avec un diplôme de niveau bac + 2 minimum. Toutefois, selon les missions et les responsabilités, les recruteurs apprécient les profils qui disposent d’un diplôme de niveau supérieur.
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Évolution professionnelle
Après quelques années d’expérience, le secrétaire polyvalent peut changer d’entreprise ou de secteur d’activité. Il peut également devenir secrétaire de direction ou assistant de gestion au sein d’une PME-PMI.
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