Pré-Graduate Secrétaire assistant en cabinet juridique

Programme Pré-Graduate Secrétaire assistant en cabinet juridique

• Assistance à la direction d'un cabinet juridique
  1.S'approprier un environnement d'entreprise

  • Les valeurs et la culture de l'entreprise
  • L'importance du collaboratif
  • L'organigramme de l'équipe : intitulés, rôles, fonctions et missions
  • Enjeux, fonctions et caractéristiques des écrits dans l’entreprise

  2.Produire des écrits professionnels

  • Les bonnes pratiques des écrits pro
  • Les normes typographiques
  • Les écrits interactifs : rédiger une lettre, un mail
  • La rédaction d'un rapport
  • Le compte rendu
  • La rédaction d'un compte rendu de kickoff
  • Les écrits informatifs : la note de synthèse
  • Les écrits informatifs : la note de service
  • Les logiques de structuration des écrits professionnels
  • Les différents registres de langue
  • La lecture rapide et efficace
  • La prise de notes manuelle
  • La prise de notes digitale
  • Les stratégies d’amélioration pour le traitement des textes
  • Les règles orthographiques, grammaticales, lexicales et de conjugaison
  • Les stratégies rédactionnelles et argumentatives

  3.Rédiger un document juridique

  • La rédaction des documents pour un avocat
  • La rédaction des documents pour un huissier
  • La rédaction des documents pour un magistrat
  • La rédaction des documents pour un Notaire
  • Les éléments d'un document juridique
  • Les bonnes pratiques de la rédaction de documents juridiques

  4.Utiliser des documents génériques

  • L'utilisation des documents génériques
  • Les systèmes de gestion de documents en ligne 
  • L'optimisation de l'utilisation des documents génériques
  • La mise à jour des éléments génériques

  5.Définir les modalités d'utilisation d'un document

  • Les différentes modalités d'utilisation d'un document
  • La rédaction d'un process

  6.Référencer un document

  • Le référencement d'un document
  • La mise en place une nomenclature personnalisée

  7.Traiter et gérer des mails

  • Introduction à l'importance de gérer des mails
  • Les différents types de mails à rédiger
  • Les bonnes pratiques en rédaction de mail
  • L'importance des tournures de phrases dans une communication
  • Les bonnes techniques de rédaction de mail
  • Les mails formels
  • Les mails informels
  • L'organisation des mails reçus
  • Le traitement des mails reçus

  8.Rédiger un contrat de prestation de service

  • Introduction aux contrats de prestation de service
  • Quelles sont les différentes clauses d'un contrat de service ?
  • Comment rédiger un contrat de prestation de service ?
  • Les différentes méthodes d'envoi d'un contrat de prestation de service
  • Présentation de Docusign

  9.Editer une Facture

  • Introduction aux factures
  • Les différentes normes à respecter pour une facture
  • Les notions HT et TTC lors des tarifications
  • La transmission d'une facture dans le respect des normes juridiques

  10.Identifier les informations à communiquer

  • Introduction: l'importance de la communication par écrit
  • L'identification des informations nécessaires à l'équipe
  • L'anticipation des besoins d'information
  • La création de questionnaires de recueil des besoins d'information
  • Les sources extérieures d'information
  • L'identification des sources autorisées et fiables
  • Les interlocuteurs externes sources d'information
  • Les différents types de ressources et leur codification
  • La terminologie inhérente à chaque type de ressources
  • L'optimisation de l'utilisation des différents types de ressources
  • Les logiques de relation entre les ressources documentaires de même type
  • La synthèse des informations
  • Se concentrer sur l'essentiel pour donner les bonnes informations au bon moment

  11.Traiter l'information

  • Le bon traitement de l'information
  • Les méthodologies des traitement de l'information
  • Les outils de gestion des mails
  • L'environnement Microsoft Outlook et l'environnement Gmail
  • Les fonctionnalités de Microsoft Outlook et Gmail
  • L'utilisation de la messagerie Gmail de Google

  12.Construire un support de communication

  • Les logiques rédactionnelles de construction d'un support de communication
  • Les logiques visuelles de construction d'un support de communication
  • Les éléments définis par la Direction de la communication : la charte graphique
  • Mettre en place une stratégie pour comprendre quel est le meilleur support de communication

  13.Cartographier les acteurs et le circuit de l'information

  • Les acteurs internes du circuit de l'information
  • Les niveaux d'accès à l'information
  • Le circuit de l'information

  14.Diffuser l'information

  • La diffusion des informations
  • Les principes directeurs de la communication interne
  • L'environnement informatique de gestion de l'information
  • Les outils de diffusion de l'information
  • Les outils de partage et d'échange d'information dans l'entreprise
  • L'utilisation des outils de partage de l'information

  15.Tracer les informations

  • Introduction au suivi des informations
  • Diffuser de l'information - Interface graphique
  • Diffuser de l'information - Images et animation sous Powerpoint
  • Le RGPD
  • La qualité
  • Réglementation et déontologie
  • Gestion documentaire et sources d'information
  • Le suivi des documents
  • Le classement
  • Le traitement du courrier
  • Le suivi des mails
  • Mettre en place une politique de gestion de nomenclatures

  16.Conserver les informations

  • Introduction : La conservation des données
  • Le stockage et la sauvegarde de données
  • L'archivage des données pour garder une valeur juridique

  17.Accueillir un visiteur

  • L'approche centrée sur la personne lors d'un accueil physique
  • L'accueil physique
  • L'importance d'un premier échange
  • Bien recevoir un visiteur
  • Personnaliser l'accueil
  • Chercher à améliorer son accueil client
  • Le champ lexical à utiliser avec un visiteur
  • La compréhension de la demande
  • Les techniques de communication
  • Les techniques de reformulation
  • L'accueil téléphonique
  • Comprendre et répondre en anglais : les fondamentaux
  • La posture professionnelle et éthique
  • La bientraitance
  • Désamorcer une situation conflictuelle
  • Le secret et la discrétion professionnels
  • Les plans d'urgence

  18.Transmettre des informations oralement

  • Introduction à l'importance de la prise de parole
  • Comprendre comment et quand parler
  • Parler sans être intimidé

  19.Planifier les activités de l'équipe

  • Introduction à la planification des éléments
  • L'ordonnancement des tâches
  • Comment planifier de manière optimale
  • Plannings et outils de planification
  • Construction d'un planning
  • Les méthodes de planification traditionnelles
  • Les méthodes de planification digitales
  • Découverte et utilisation du Calendrier Google
  • Découverte et utilisation du Calendrier Outlook
  • Découverte et utilisation du Calendrier Windows
  • Découverte et utilisation du Calendrier macOS
  • Les points de vigilance de la planification

  20.Optimiser et organiser les activités de l'équipe

  • Intro : L'importance de l'optimisation et la gestion du temps
  • La gestion du temps
  • Organiser les journées de ses managers
  • Comment organiser la prise de rendez-vous de manière manuelle ?
  • Comment organiser la prise de rendez-vous à l'aide d'une solution digitale ?

  21.S'organiser en équipe avec Trello

  • L'application Trello
  • Création du compte
  • Découverte de l'interface
  • Découvrir le contenu d'un projet
  • Les membres
  • Les équipes
  • Les tableaux
  • Les listes
  • Les cartes
  • Les checklists
  • Les utilitaires
  • Les Power-Ups

  22.Faire de la veille juridique

  • Introduction : la notion de veille juridique  
  • Les outils de veille juridique 
  • Présentation de Feedly
  • Les principaux sites d'actualité juridique 
  • Les différents flux juridiques officiels 
  • Comment faire de la veille juridique 
  • Les outils pour une veille juridique efficace 

  23.Analyser et comprendre le droit

  • Introduction : les notions juridiques 
  • Glossaire des différentes notions juridiques 
  • Les catégorisation des notions juridiques
• Suivi des opérations administratives et des ressources humaines
  1.Gérer les achats

  • Introduction : l'importance de gérer ses achats
  • Le lexique de la gestion des achats
  • Connaître son portefeuille d'achat
  • Connaître et comprendre les budgétisations
  • Les principales nécessités d'achat en agence de communication
  • Optimiser ses commandes
  • Effectuer un contrôle des achats
  • Contrôler et maîtriser le risque
  • Comprendre les principes de rentabilité comptable
  • Comprendre les principes de rentabilité fiscale

  2.Gérer l'administration des ventes

  • Introduction : la gestion de l'administration des ventes
  • Le lexique de la gestion des ventes
  • Rédiger une proposition commerciale
  • Gérer et maîtriser un devis
  • Que contient une facture et comment la créer ?
  • Gérer et maîtriser une facture
  • Assister aux rendez-vous commerciaux
  • Les fondamentaux du droit commercial
  • Qu'est-ce qu'un CRM
  • Apprendre à utiliser un CRM
  • Utiliser le CRM pour gérer l'administration des ventes

  3.Répondre aux attentes des clients

  • Introduction à l'importance des clients
  • Bien comprendre les demandes d'un client
  • L'organisation de la prospection clientèle
  • La détection, analyse et suivi des appels d'offres
  • La communication avec des acteurs internes, avec les prospects, les clients et les pouvoirs adjudicateurs
  • Accueil, information et conseils
  • Communication pour développer la relation client
  • Comprendre à qui rediriger les différentes demandes spécifiques des clients.
  • Traiter les demandes des clients au téléphone
  • Traiter les demandes des clients par mail
  • Traiter les demandes des clients en présentiel
  • L'écoute active
  • La recherche de solution dans le respect des principes et procédures de l'entreprise
  • La validation de la solution proposée au client
  • Les informations inhérentes à la réclamation à consigner dans la fiche client

  4.Construire un tableau de gestion commerciale avec Microsoft Excel

  • Prise en main d'Excel
  • L'interface
  • Mise en forme
  • Copier-Coller
  • Formules
  • Gérer la feuille
  • Graphique
  • Tri Excel
  • Tableaux
  • Tableaux Croisés Dynamiques
  • Outils d'analyse
  • Collaboration

  5.Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité

  • La mise en oeuvre des tableaux de bord
  • La construction d'un tableau de bord opérationnel

  6.Gérer le volet administratif des collaborateur

  • L'organisation de la fonction RH
  • Les défis de la fonction RH
  • La mise en place et la communication des procédures RH
  • Le lexique des ressources humaines
  • Suivi des formalités et procédures d'embauche et de départ
  • Organisation et suivi des dossiers du personnel
  • Gestion du temps de travail, des absences et des congés
  • Produire des DPAE
  • Produire des Soldes de tout compte
  • Suivre la gestion des DSN et des paies
  • Mettre en place des solutions permettant de suivre les deadlines liées à la médecine du travail
  • Réaliser un document de suivi de mission
  • Organiser les entretiens de fin d'année
  • Favoriser l'expérience collaborateur

  7.Gérer l'activité juridique

  • L'activité juridique ciblé sur le droit des sociétés 
  • Les assemblées générales ordinaires de sociétés
  • L'assemblée générale extraordinaire
  • Les procès-verbaux des AG 
  • Les documents et actes juridiques sous Microsoft Word 
  • Les documents et actes juridiques sous Google Docs
  • Les documents et actes juridiques sous Open Office Writer
  • Les options fondamentales pour les traitements de texte
  • L'utilisation de matrices de documents 
  • La facturation en cabinet juridique 
  • La facturation dans un cabinet d'avocat
  • La facturation en étude d'huissier et en cabinet d'expertise comptable 
  • Le suivi de la facturation et le recouvrement 
  • La gestion juridique sociale et fiscale de l'entreprise