Le métier de secrétaire comptable
Assure des missions de secrétariat comptable et administratif
Le secrétaire comptable, ou secrétaire facturier, entreprend des opérations de gestion administrative et travaille généralement au contact de clients, qu’il reçoit et qu’il renseigne. Il aime les relations humaines, le secrétariat et les chiffres. Il a des tâches très diversifiées qui nécessitent souvent une grande polyvalence.
Habituellement, un secrétaire comptable se dédie à des tâches liées à l’administratif, l'accueil et le secrétariat. Il assure le standard téléphonique, gère l’enregistrement d'écritures, effectue des suivis de trésorerie, la facturation et la gestion administrative du personnel d'une entreprise selon les règles de gestion.
Il peut également être amené à réaliser les documents commerciaux et les opérations dues au recouvrement, suivre les paiements et les factures, relancer les impayés, répondre aux demandes d’informations, etc. Il réalise des documents de synthèse et conçoit des outils de suivi de l'activité.
Il ne faut pas confondre le titre de secrétaire avec celui d’assistant. L’assistant comptable a une certification différente et des responsabilités plus techniques. Le professionnel effectue essentiellement des tâches et des opérations de comptabilité.
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Quelle formation pour devenir secrétaire comptable ?
Plusieurs formations sont possibles pour exercer le métier, qui offre de multiples opportunités d’emploi. Accessible avec un niveau baccalauréat, le métier ne nécessite pas de titre particulier. Les formations en bac pro ou technologique en gestion, sont également à favoriser puisqu’elles permettent d’occuper une fonction de secrétaire comptable en entreprise.
Toutefois, nous vous recommandons d’obtenir une certification de niveau supérieur, car les candidats ont d’autant plus de facilités à trouver un emploi avec un BTS (bac+2) en gestion et comptabilité. Par ailleurs, cela leur permet d’évoluer plus rapidement vers un emploi d’assistant et d’obtenir un meilleur salaire.
Portrait type du secrétaire comptable
Il trouve un emploi facilement avec un bac professionnel ou un bac+2.
Il a un caractère réactif, autonome et méthodique.
Il travaille dans le secteur privé ou public, dans un bureau, en zone urbaine, en France ou à l’international, et avec des horaires en journée ou en soirée selon les périodes.
Indépendant ou salarié, il gagne entre 1 600 € et 2 000 € bruts par mois selon sa formation, sa certification, sa carrière professionnelle et sa situation géographique.
Qui recrute des secrétaires comptables ?
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TPE/PME et cabinets d’expertise
Les secrétaires comptables sont des profils très appréciés des Petites et moyennes entreprises et autres petites entreprises. Les professionnels assurent le suivi et l’administratif du personnel, le contrôle des documents commerciaux et des bilans, ainsi que le suivi de la trésorerie. Dans ces petits organismes, leur fonction relève essentiellement du domaine du secrétariat, car ils sont souvent proches de la direction et rédigent les courriers les plus confidentiels.
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Grandes entreprises
Au sein d’une grande entreprise, les secrétaires facturiers assurent à la fois des missions de secrétariat diversifiées et des activités portant sur la réalisation et le suivi des travaux comptables.
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Freelance
Les secrétaires comptables peuvent choisir de se mettre à leur compte et d’intervenir en prestation pour des clients. Leurs activités sont diverses et variées, allant des déclarations fiscales à la gestion du personnel. Ainsi, ils établissent leur offre de services et facturent directement leurs prestations à leur clientèle selon un certain taux journalier.
Quelles sont les conditions de travail du secrétaire comptable ?
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Environnement de travail du secrétaire comptable
Le métier de secrétaire facturier s’exerce essentiellement au sein de cabinets d’expertise, de TPE ou PME de différents secteurs d’activité.
Les métiers de la gestion s’exercent essentiellement sur ordinateur.
Les contacts sont très nombreux sur ce poste et particulièrement en TPE où le professionnel est en relation avec les clients, les fournisseurs et les partenaires de l'entreprise. Ainsi, il doit savoir rester disponible pour ses interlocuteurs et concentré sur ses missions administratives et comptables.
Il est doté d’un bon sens relationnel et d’une pointe d'altruisme, car il doit veiller également à la coordination et à la bonne communication entre ses différents interlocuteurs.
Enfin, le secrétaire comptable doit posséder un bon niveau en comptabilité générale et être à l’aise avec les outils informatiques : tableur, logiciels de comptabilité et de paye, traitement de textes, etc.
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Cadre hiérarchique
Le secrétaire facturier travaille sous la responsabilité d’un assistant comptable, d’un comptable ou d’un chef comptable.
Selon l’organisation de son entreprise et ses compétences, il peut également être rattaché au directeur financier et s’occuper pour lui de tous les aspects administratifs.
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Horaires et saisonnalité
Le secrétaire comptable travaille sur des horaires de bureau en journée, mais il a régulièrement des horaires décalés selon les périodes, notamment lors des déclarations et de la paie. Un surcroît d'activité est à prévoir entre janvier et avril, pendant la période fiscale.
Salaire du secrétaire comptable
Le salaire du secrétaire comptable dépend de son diplôme, de son expérience, et de sa zone géographique. On observe des rémunérations plus importantes en région parisienne qu'en région.
Quel est le profil du secrétaire comptable ?
Qualités majeures
Polyvalence, rigueur, disponibilité et dynamisme sont des compétences essentielles pour devenir secrétaire comptable.
Le secrétaire comptable doit posséder une parfaite maîtrise de la langue française et de bonnes connaissances en comptabilité générale. Par ailleurs, il doit savoir jongler entre la nécessaire concentration pour la réalisation de ses missions comptables et de secrétariat, et les nombreux contacts : appels entrants, demandes des collaborateurs qu'il doit savoir traiter avec professionnalisme et disponibilité.
Il doit être réactif, avoir le sens du relationnel et de la communication, et maîtriser des logiciels comptables type Ciel Compta ou EBP, ainsi que des outils bureautiques (traitement de texte, tableur Excel).
Par ailleurs, pour intégrer un secrétariat comptable, il faut avoir le goût des chiffres, de bonnes qualités dans le domaine du secrétariat et de la gestion du personnel, ainsi qu’une bonne maîtrise de la langue française.
Enfin, il doit être organisé et méthodique, car il gère en permanence plusieurs dossiers de front, et doit avoir une bonne maîtrise des logiciels comptables, des logiciels de paie et des tableurs.
Une bonne connaissance de l’anglais est un plus.
Expérience
Les postes de secrétaire comptable sont ouverts aux débutants, toutefois suivre sa formation en alternance (dans le cadre d'un Diplôme d'État) constitue un bon tremplin vers l'emploi.
Évolution professionnelle
Les secrétaires comptables peuvent évoluer vers des postes d'assistant comptable et de secrétaire de direction.
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